Hvordan fungerer 24Seven-integrasjonen?

Hvordan forbereder jeg meg på integrasjonen mellom 24Seven og Sharefox?

Når du har opprettet en 24Seven-konto for bedriften din, kan du fortsette med Sharefox-integreringen. Først må du legge til en dedikert administratorbruker som Sharefox-applikasjonen skal bruke, og kommunisere noe informasjon til Sharefox Support.

24Seven-kontonavn

Vennligst send kontonavnet ditt til Sharefox Support: Finn firmanavnet som vises i 24Seven-kontoen din øverst til høyre (merk: sørg for at du oppgir den nøyaktige verdien for å sikre at integrasjonen er problemfri)

24Seven API-brukertilgang

Deretter må du legge til Sharefox-kontoen ( support) som en bruker på 24Seven-plattformen. Dette gjør du ved å gå til plattformen og klikke på Administrasjon > Bedriftsadministrator

Gå til fanen Brukere ▸ klikk på Legg til ekstern bruker▸skriv inn Sharefox e-post og klikk på pluss "+" -knappen. Det er ikke nødvendig å velge brukerpakken i dette øyeblikket, bare klikk på Neste. 

Når du har klikket på Neste , har du forskjellige pakker som du kan tillate brukeren å ha, og klikk på Inviter. Du trenger bare å velge Faktureringspakke for Sharefox-brukeren, andre er ikke nødvendig.

Etter å ha gjort disse trinnene er det Sharefox Support sin jobb å håndtere fortsettelsen av 24Seven-integrasjonen. Etter at du har mottatt bekreftelse på at integrasjonen er fullført, kan du begynne å sende fakturaer.

Hvordan opprettes 24Seven-fakturaen?

24Seven faktureringsintegrasjon fungerer med Orders 2.0-modulen i Sharefox. En faktura som er opprettet i Sharefox kan overføres til 24Seven på følgende måte. 

Hva skal jeg gjøre i Sharefox? 

Når du har opprettet en ordre, kan du legge til en faktura og overføre den til 24Seven ved å følge denne rekkefølgen:

• Opprett en faktura for bestillingen ▸ Sørg for at fakturadataene er fullstendige
• Sørg for / endre fakturatype til Data for regnskap
• Klikk på Send faktura 

Hva skjer i 24Seven? 

Systemet vil automatisk utføre følgende trinn:

1. Finne den rette kunden. Systemet vil sjekke i 24Seven om kunden eksisterer ved å søke etter e-post og organisasjonsnummer (hvis det er angitt)
   • Hvis kunden finnes, oppdateres dataene med egenskapene som er oppgitt i Sharefox-appen (for eksempel adresse)
   • Hvis kunden ikke finnes, opprettes en ny kunde i 24Seven ved hjelp av de oppgitte dataene
   • Hvis organisasjonsnavn er angitt, vil kundenavnet på 24Seven være det samme som organisasjonsnavnet på Sharefox, og kundenavnet på Sharefox vil bli lagt til som fakturakommentar på 24Seven.
2. Generer ny ordre i 24Seven
   • Systemet vil søke etter et generisk produkt i 24Seven som er dedikert til utleietjenester, ved å søke opp produktnavnegenskapen som er definert som en innstilling i Sharefox. 
   • Hvis et slikt produkt ikke finnes, vil det bli opprettet
   • vi oppretter et nytt produkt med de oppgitte dataene og tilordner det til den oppgitte kategorien, som også er angitt i forretningsinnstillingene på samme måte som produktnavnet (for eksempel: "SharefoxRental")
   • Hvis kategorien ikke finnes, oppretter vi en ny med det oppgitte navnet
   • Vi vil lete etter merverdiavgift med en gitt prosentandel per rad
   • Deretter genererer vi en fakturaelementrad for hvert leide produkt. For eksempel ser en fakturaelementrad slik ut: Traktor (2021-01-10 - 2021-01-12)' sammen med andre felt (pris, rabatt og mva)
   • Send disse forberedte dataene til 24Seven og opprett ordre
3. En bestilling opprettes. Vær oppmerksom på at denne bestillingen ikke sendes direkte til sluttkunden. Den må publiseres som en faktura via 24SevenOffice-appen

Kan jeg se om fakturaen er betalt? 

I Sharefox kan du se om en faktura er betalt i 24Seven ved å klikke på knappen Sjekk status. Systemet vil se etter fakturaen i 24SevenOffice og returnere statusen til fakturaen (betalt, ikke betalt).