Hvordan fungerer Finago-integrasjonen?

Denne artikkelen beskriver hvordan du konfigurerer og bruker Finago-integrasjonen i Sharefox.

Slik setter du det opp:

Hvordan forbereder jeg meg på integrasjonen mellom Finago og Sharefox?

Når du har opprettet en Finago-konto for bedriften din, kan du gå videre med integrasjonen med Sharefox. Først må du opprette en egen administratorbruker som skal brukes i Sharefox-applikasjonen, og sende følgende opplysninger til Sharefox: Support.

Finago-kontonavn

Vennligst send kontonavnet ditt til Sharefox Support: Finn firmanavnet som vises øverst til høyre i Finago-kontoen din (merk: sørg for å oppgi nøyaktig verdi for å sikre at integrasjonen går problemfritt)

Brukertilgang til Finago API

Deretter må du legge til en Sharefox-konto ( support@sharefox.no) som bruker på Finago-plattformen din. Dette gjør du ved å gå inn på plattformen og klikke på Administrasjon > Bedriftsadministrasjon

Gå til fanen Brukere ▸ klikk på Legg til ekstern bruker▸skriv inn Sharefox e-post og klikk på pluss "+" -knappen. Det er ikke nødvendig å velge brukerpakken i dette øyeblikket, bare klikk på Neste.

Når du har klikket på Neste , har du forskjellige pakker som du kan tillate brukeren å ha, og klikk på Inviter. Du trenger bare å velge Faktureringspakke for Sharefox-brukeren, andre er ikke nødvendig.

Når du har fulgt disse trinnene, er det Sharefox Support som tar seg av den videre gjennomføringen av Finago-integrasjonen. Når du har mottatt bekreftelse på at integrasjonen er fullført, kan du begynne å sende fakturaer.

Bruksanvisning:

Følgende avsnitt gjelder kun for butikker som bruker Finago-regnskapsintegrasjonen.

Hvordan opprettes Finago-fakturaen?

En faktura som opprettes i Sharefox, kan overføres til Finago på følgende måte.

Hva skal jeg gjøre i Sharefox?

Når du har opprettet en ordre, kan du legge til en faktura og overføre den til Finago ved å følge disse trinnene:

Opprett en faktura for bestillingen ▸ Sørg for at fakturadataene er fullstendige
Sørg for / endre fakturatype til Data for regnskap
Klikk på Send faktura

Hva skjer i Finago?

Systemet vil automatisk utføre følgende trinn:

Finne den rette kunden. Systemet vil sjekke i Finago om kunden finnes ved å søke på e-postadresse og organisasjonsnummer (hvis dette er angitt)
- Hvis kunden finnes, oppdateres dataene med egenskapene som er oppgitt i Sharefox-appen (for eksempel adresse)
- Hvis kunden ikke finnes, opprettes det en ny kunde i Finago ved hjelp av de oppgitte opplysningene
- Hvis organisasjonsnavnet er angitt, vil kundenavnet i Finago være det samme som organisasjonsnavnet i Sharefox, og kundenavnet i Sharefox vil bli lagt til som en fakturakommentar i Finago.
Opprett ny ordre i Finago
- Systemet vil søke etter et generisk produkt i Finago som er beregnet på utleietjenester, ved å slå opp egenskapen «produktnavn», som er definert som en innstilling i Sharefox.
- Hvis et slikt produkt ikke finnes, vil det bli opprettet
- vi oppretter et nytt produkt med de oppgitte dataene og tilordner det til den oppgitte kategorien, som også er angitt i forretningsinnstillingene på samme måte som produktnavnet (for eksempel: "SharefoxRental")
- Hvis kategorien ikke finnes, oppretter vi en ny med det oppgitte navnet
- Vi vil lete etter merverdiavgift med en gitt prosentandel per rad
- Deretter genererer vi en fakturaelementrad for hvert leide produkt. For eksempel ser en fakturaelementrad slik ut: Traktor (2021-01-10 - 2021-01-12)' sammen med andre felt (pris, rabatt og mva)
- Send disse forhåndsutfylte opplysningene til Finago og opprett en ordre
Enordre opprettes.Vær oppmerksom på at denne ordren ikke sendes direkte til sluttkunden. Den må publiseres som en faktura via Finago-appen

Kan jeg se om en faktura er betalt?

Dette avsnittet gjelder kun for butikker som bruker Finago-regnskapsintegrasjonen.

Hvis en faktura er sendt til Finago, kan du sjekke om fakturaen er betalt ved å klikke på «Sjekk status» i Sharefox. Dette vil sende en forespørsel til Finago og vise fakturastatusen (betalt eller ubetalt).

Vær oppmerksom på at dette gjelder fakturastatusen i Finago, ikke betalingsstatusen for bestillingen i Sharefox.

For å se om en kunde har betalt for en ordre i Sharefox, åpner du ordren og sjekker fanen Betalinger: Admin > Ordrer > [Ordre-ID] > Betalinger