Bestillinger: kategorier og status

På bildet over ser vi 10 ulike kategoriseringer som systemet utfører automatisk når du oppretter / mottar nye bestillinger:

• REF: dette er den unike koden som systemet automatisk gir til alle innsendte produkter
• CREATED: dette er datoen da ordren ble opprettet
• CUSTOMER: navnet på kunden som opprettet bestillingen
• PRODUCTS: navnet på det bestilte produktet
• STARTTID: dato og klokkeslett kunden ønsker å starte leieforholdet 
• SLUTTTID: dato og klokkeslett kunden ønsker å avslutte leieforholdet
• DISTRIBUSJON: Hvis bedriften din har flere lokasjoner som kunden kan velge mellom, vil den valgte lokasjonen som kunden har valgt, vises

• STATUS: Her finner du status for ordrene som kommer inn. Her er beskrivelsene av statusene du kan bruke:
  • BOOKED: Bestillingen er gjennomgått, og produktet er nå booket for den valgte tidsperioden
  • AVSLUTTET: Produktet er returnert, og bestillingen anses nå som "avsluttet"
  • KANSELLERT: Bestillingen har blitt kansellert av admin
  • ENDRET: Rekkefølgen er endret fra den opprinnelige
• LEVERINGSSTATUS: Her vil du blant annet kunne se om produktet er utlevert/levert tilbake osv. Merk: Du kan lese mer om LEVERINGSSTATUS her.
• PRIS EXC. MVA/INKL. MVA: Her finner du totalbeløpet for bestillingen med og uten MVA

Status

Sharefox tilbyr flere hjelpemidler på bestillingssiden slik at du som administrator kan holde god kontroll på bestillingene. Nedenfor gjennomgår vi de tre viktigste statusoppdateringene for deg etter at du har mottatt en bestilling. Merk: Disse statusoppdateringene er ikke obligatoriske for bestillinger. Disse statusoppdateringene er til for å gi deg og dine medarbeidere bedre oversikt over ordreforløpet.På bildet over ser vi tre ulike statusoppdateringer som du kan bruke.

• INVENTAR-ID: Hvis du har forskjellige typer av samme produkt på lageret, men med forskjellige ID-er, kan du enkelt delegere riktig produkt-ID til denne bestillingen. Hvis det ikke spiller noen rolle om kunden mottar det ene eller det andre produktet, kan du bare la denne statusen være som den opprinnelig var.
  • Eksempel 1: Ola har 2 lastebiler med tilhengere. Det er ingen forskjell mellom dem, så Ola velger å ikke gjøre noe med denne statusen.
  • Eksempel 2: Ola har to lastebiler med tilhengere. Begge har samme pris, men den ene er litt større enn den andre, og kunden trenger å laste noen varer og trenger den større lastebilen til den opprinnelige prisen. Ola velger da å delegere den større lastebilen til denne ordren ved å velge riktig lager-ID.
    
    *Det kan være nyttig å merke den unike koden til produktet for å overvåke forbruket. 
• ITEM STATUS: Med denne statusoppdateringen kan du ha kontroll over hele livssyklusen til kundens leieavtale. Nedenfor kan du se de ulike alternativene i rullegardinmenyen:
  • PACKED: Hvis det er flere ansatte som bruker og kontrollerer innkommende bestillinger, vil denne statusoppdateringen være nyttig slik at hver kollega vet statusen til bestillingen
  • SJEKKET OK: Denne statusoppdateringen brukes etter at kundens leieperiode er avsluttet. Hvis du velger "sjekket ok", betyr det at produktet ble levert i tide og uten skader.
  • SJEKKET SKITNE: Denne statusoppdateringen skal brukes etter at leieavtalen med kunden er avsluttet. Hvis du velger "SJEKKET SKITNE", betyr det at produktet ble levert, men at retningslinjene for rengjøring ikke ble fulgt. Du kan da velge å trekke fra depositumet, eller deler av det. Les mer om depositumet her.
    
    *Det anbefales å inkludere rengjøringsretningslinjene både i produktbeskrivelsen og i vilkårene. Du kan også velge å legge til "rengjøring" som et "tilbehør".
  • SJEKKET SKADET: skal brukes etter at leieavtalen med kunden er avsluttet. Ved å velge SJEKKET SKADET vil du si at produktet ble levert, men at det ble skadet under utleien. Du vil da benytte deg av din rett til å trekke fra kundens depositum som følge av dette i ettertid. Les mer om depositum her.
  • AVKRYSSET MANGLER: Denne statusoppdateringen bør brukes etter at leieperioden er avsluttet. Ved å velge merket mangler angir du at det mangler noe på dette produktet eller på selve produktet. Du vil da benytte deg av din rett til å trekke kundens depositum, eller deler av det, som følge av dette. Les mer om depositum her.
  • AVLYST: Velg denne statusoppdateringen hvis kunden ombestemmer seg eller ikke vil ha et produkt i en bestilling.
• LEVERINGSSTATUS: Med statusoppdateringer under leveringsstatus vil du og kollegene dine til enhver tid kunne følge med på hva som skjer med produktet fysisk, og holde alle oppdatert på statusen for utleien.
  
  Nedenfor kan du se de ulike alternativene i rullegardinmenyen:
  • UNDER FORBEREDELSE: brukes når du forbereder produktet ditt for forsendelse
  • KLAR FOR TRANSPORT: kan brukes når produktet er klart for transport
  • IN TRANSPORT OUT: Denne oppdateringen indikerer at produktet er på vei til kunden
  • READY PICKUP: kan brukes når produktet er klart til å hentes. 
  • PICKED UP: kan brukes når produktet hentes/mottas av kunden
  • RETURNED: kan brukes når produktet returneres av kunden
  • RETUR I TRANSPORT: kan brukes når produktet returneres av kunden
  • KLAR FOR SJEKKING: kan brukes når produktet er sendt og klart for utsjekking
  • CHECKED: kan brukes når produktet har blitt sendt og er kontrollert
  • CLOSED: kan brukes når produktutleien er avsluttet