Bestillinger: Kategorier og statuser

Kategorier

På bildet over ser vi 10 ulike kategoriseringer som systemet utfører automatisk når du oppretter / mottar nye bestillinger:

• REF: dette er den unike koden som systemet automatisk gir til alle innsendte produkter
• CREATED: dette er datoen da ordren ble opprettet
• CUSTOMER: navnet på kunden som opprettet bestillingen
• PRODUCTS: navnet på det bestilte produktet
• STARTTID: dato og klokkeslett kunden ønsker å starte leieforholdet 
• SLUTTTID: dato og klokkeslett kunden ønsker å avslutte leieforholdet
• DISTRIBUSJON: Hvis bedriften din har flere lokasjoner som kunden kan velge mellom, vil den valgte lokasjonen som kunden har valgt, vises
• STATUS: Her finner du status for ordrene som kommer inn. Her er beskrivelsene av statusene du kan bruke:
  • BOOKED: Bestillingen er gjennomgått, og produktet er nå booket for den valgte tidsperioden
  • AVSLUTTET: Produktet er returnert, og bestillingen anses nå som "avsluttet"
  • KANSELLERT: Bestillingen har blitt kansellert av admin
  • ENDRET: Rekkefølgen er endret fra den opprinnelige
• LEVERINGSSTATUS: Her vil du blant annet kunne se om produktet er utlevert/levert tilbake osv. Merk: Du kan lese mer om LEVERINGSSTATUS her.
• PRIS EXC. MVA/INKL. MVA: Her finner du totalbeløpet for bestillingen med og uten MVA

Status

Sharefox tilbyr flere hjelpemidler på bestillingssiden slik at du som administrator kan holde god kontroll på bestillingene. Nedenfor gjennomgår vi de tre viktigste statusoppdateringene for deg etter at du har mottatt en bestilling. Merk: Disse statusoppdateringene er ikke obligatoriske for bestillinger. Disse statusoppdateringene er til for å gi deg og dine medarbeidere bedre oversikt over ordreforløpet.

På bildet over ser vi tre ulike statusoppdateringer som du kan bruke.

LAGER-ID:Hvis du har flere varianter av samme produkt på lager, men med forskjellige ID-er, kan du enkelt tilordne riktig produkt-ID til denne bestillingen. Hvis det ikke spiller noen rolle om kunden mottar den ene eller den andre varianten, kan du ganske enkelt la denne statusen være som den var opprinnelig.

• Eksempel 1: Ola har 2 lastebiler med tilhengere. Det er ingen forskjell mellom dem, så Ola velger å ikke gjøre noe med denne statusen.

• Eksempel 2: Ola har to lastebiler med tilhengere. Begge koster det samme, men den ene er litt større enn den andre, og kunden skal laste varer og trenger den større lastebilen til den opprinnelige prisen. Ola velger da å tildele den større lastebilen til denne bestillingen ved å velge riktig lager-ID. 

  *Det kan være nyttig å merke produktet med en unik kode for å holde oversikt over forbruket 

Varestatus

Med denne statusoppdateringen kan du ha kontroll over hele livssyklusen til kundens leieavtale. Nedenfor kan du se de ulike alternativene i rullegardinmenyen:

• PACKED: Hvis det er flere ansatte som bruker og kontrollerer innkommende bestillinger, vil denne statusoppdateringen være nyttig slik at hver kollega vet statusen til bestillingen
• SJEKKET OK: Denne statusoppdateringen brukes etter at kundens leieperiode er avsluttet. Hvis du velger "sjekket ok", betyr det at produktet ble levert i tide og uten skader.

• Merkes som «skittent»:Denne statusoppdateringen bør angis etter at leieavtalen med kunden er utløpt. Å velge «skittent» betyr at produktet ble levert, men at rengjøringsinstruksjonene ikke ble fulgt. Du kan da velge å trekke fra hele eller deler av depositumet. Les mer om depositumet her.

  *Det anbefales å ta med rengjøringsanvisningene både i produktbeskrivelsen og i vilkårene. Du kan også velge å legge til «rengjøring» som et «tilbehør»

• SJEKKET SKADET: skal brukes etter at leieavtalen med kunden er avsluttet. Ved å velge SJEKKET SKADET vil du si at produktet ble levert, men at det ble skadet under utleien. Du vil da benytte deg av din rett til å trekke fra kundens depositum som følge av dette i ettertid. Les mer om depositum her.
• AVKRYSSET MANGLER: Denne statusoppdateringen bør brukes etter at leieperioden er avsluttet. Ved å velge merket mangler angir du at det mangler noe på dette produktet eller på selve produktet. Du vil da benytte deg av din rett til å trekke kundens depositum, eller deler av det, som følge av dette. Les mer om depositum her.
• AVLYST: Velg denne statusoppdateringen hvis kunden ombestemmer seg eller ikke vil ha et produkt i en bestilling.

Leveringsstatus

Med statusoppdateringer under leveringsstatus kan du og kollegene dine til enhver tid følge med på hvor produktet befinner seg fysisk og holde alle oppdatert om utleieprosessen. Nedenfor ser du de ulike alternativene i rullegardinmenyen:

• UNDER FORBEREDELSE: brukes når du forbereder produktet ditt for forsendelse
• KLAR FOR TRANSPORT: kan brukes når produktet er klart for transport
• IN TRANSPORT OUT: Denne oppdateringen indikerer at produktet er på vei til kunden
• KLAR FOR HENTING: Kanbrukes når produktet er klart til å hentes. 
• OPPHENTET: kan brukes når produktet hentes/mottas av kunden
  • Merk: Hvis du bruker Autopass vil denne tilstanden også sette starttidspunktet for passasjevinduet til gjeldende tidspunkt
• RETURNERTE: kan brukes når kunden returnerer produktet
  • Merk: Hvis du bruker Autopass vil denne tilstanden også sette sluttidspunktet for passasjevinduet til gjeldende tidspunkt. Bruk «Tilbake»-knappen i stedet!
• RETUR I TRANSPORT: kan brukes når produktet returneres av kunden
• KLAR FOR SJEKKING: kan brukes når produktet er sendt og klart for utsjekking
• CHECKED: kan brukes når produktet har blitt sendt og er kontrollert
• CLOSED: kan brukes når produktutleien er avsluttet
• AVBESTILLINGSFORESPØRSEL: angis automatisk når kunden avbestiller leieavtalen under «Mine bestillinger» (Min side). Den kan også angis manuelt i administrasjonspanelet.
  • Merk: Denne statusen fører til at bestillingen blir kansellert med umiddelbar virkning og frigjør produktet slik at den kan reserveres av noen andre. Den bør ikke brukes for abonnementer.
• FORESPØRSEL OM AVSLUTNING AV ABONNEMENT: Dette angis automatisk når kunden sier opp abonnementet fra «Mine bestillinger» (Min side). Avhengig av butikkens regler vil dette også fastsette sluttdatoen for abonnementet og avgjøre når betalinger skal avbrytes og produktet frigis.