Kundeadministrasjon i Sharefox

Sharefox gir deg muligheten til å administrere kunder i henhold til dine forretningsbehov.
I denne artikkelen vil vi gå gjennom:
  • Slik oppretter du kunder og får tilgang til informasjonen deres
  • Typer privatkunder versus bedriftskunder
  • Spesifikke bedriftskundefunksjoner som f.eks: Rabatter, beløp som skal vises ekskl. mva.
  • Ulike adressetyper

Kundeoversikt

Kundemodulen er tilgjengelig i Admin-menyen for brukere med kundeadministrasjonsrettigheter, og gir en rask og enkel oversikt over kundene i Sharefox-systemet. Listen er søkbar på alle relevante attributter og navn, og er ment å gi en rask oversikt over alle kundene i systemet.

Det er mulig å opprette nye kunder/brukere fra dette skjermbildet, som beskrevet nedenfor. Ved å klikke på en rad kommer du til kundesiden for den valgte kunden.

Kundeopplysninger

Kundeskjermbildet gir en oversikt over en kunde/bruker. Kunde- og brukerobjektene er tett koblet sammen, og skjermbildet viser innloggingsdetaljene som denne kunden kan bruke til å logge seg på Sharefox-butikken. 

Det er mulig å ha to typer kunder: Privatkunder og bedriftskunder. Kundetypen vises mange steder der kunden vises, for å gjøre det lettere å identifisere hvilken type kunde det er snakk om. Noen av forskjellene mellom de to kundetypene er:

  • Bedriftskunder kan ha en rabatt knyttet til seg. Dette er en rabatt som gjelder for hele butikken og brukes på alle kjøp
  • Bedriftskunder vil ofte få vist beløp ekskl. mva. når de legger inn manuelle bestillinger på administrasjonssiden 

Kundeoversikten for en enkelt kunde er avbildet nedenfor, med en forklaring av hver del.

Navnet og Sharefox kunde-ID vises her. Ikonet på venstre side av navnet identifiserer også kundetypen. 

Bedriftskunder vil ha et koffertikon:

Privatkunder vil ha et silhuett-ikon: 

2: Navigasjon

Det er mulig å navigere mellom informasjonssiden, ordreoversikten og adresselisten ved hjelp av fanene som vises.

3: Kundeinformasjon

Denne delen inneholder kontaktinformasjon for kunden. E-post- og telefonverdiene hentes fra den generelle adressen.

Status-bryteren kan brukes til å sette kunden inaktiv, for eksempel hvis man ikke ønsker at det skal opprettes flere bestillinger for denne kunden, eller andre bruksområder.

4: Bruker

Seksjonen inneholder bruker- og innloggingsinformasjonen som kunden har brukt for å logge seg på Sharefox-butikken, samt informasjon om når kunden ble opprettet første gang.

En bruker og en kunde er nært knyttet til hverandre, og en kunde vil alltid ha én og bare én bruker. Alle bestillinger som opprettes av personen som logger seg inn med brukerinformasjonen her, vil bli allokert til denne kunden.

5: Aktivitet

Aktivitet viser generell informasjon om kundens aktivitet, inkludert informasjon om alle tidligere opprettede bestillinger, uavhengig av om disse er bestillinger som er opprettet manuelt i Admin eller av kunden direkte gjennom Butikken.

En generisk rabatt på kundenivå kan angis og redigeres ved hjelp av redigeringsknappen.

Alle fremtidige bestillinger for denne kunden vil få sluttbeløpet redusert med rabattprosenten; 7 % i dette eksempelet. Bare bedriftskunder kan få rabatt. Dette feltet vil ikke være tilgjengelig for privatkunder.

6: Handlinger og innlogging som kunde

Ved å klikke på knappen Handlinger kan brukeren redigere kundeinformasjonen. Det er ikke mulig å redigere e-postadressen som brukes til å logge inn i butikken, mens alle andre felt og verdier kan endres. Det er også mulig å endre kundetypen mellom Business og Private.

Knappen Logg inn som kunde vil navigere brukeren til Sharefox-butikken der den aktuelle kunden vil bli logget inn.

Bestillinger

Ordrebildet viser alle ordrene som er opprettet for denne kunden. Det er mulig å klikke på individuelle bestillinger for å navigere til bestillingsskjermbildet og se ytterligere detaljer for bestillingen. 

Adresser

En kunde kan ha fire typer adresser, og denne listen viser alle adressene for en gitt kunde. Du kan legge til en adresse ved hjelp av knappen Legg til adresse øverst til høyre i tabellen. 

  • Type: Generell Det kan bare være én generell adresse per kunde. Kan ikke slettes, bare endres. Denne adressen brukes på informasjonssiden for å vise generell kontaktinformasjon for kunden, og vil være standardadressen for nye bestillinger.
  • Type: Faktura Det kan bare være én aktiv fakturaadresse per kunde. Kan ikke slettes, bare endres. Dette er en valgfri adresse som kan brukes når du oppretter fakturadokumentasjon fra bestillingssiden. Den kan for eksempel brukes når en faktura skal sendes til en annen adresse enn den generelle adressen, f.eks. ved elektronisk fakturering via e-post. Det er mulig å velge mellom generelle adresser og fakturaadresser når du oppretter og sender fakturadokumentasjon 
  • Type: Levering Flere leveringsadresser tillatt per kunde. Kan slettes. Leveringsadressen er en valgfri adresse for å registrere ulike leveringssteder for en gitt kunde.
  • Type: Kontakt Flere kontaktadresser tillatt per kunde. Kan slettes. Kontaktadressen er en valgfri adresse for å registrere ulike kontaktpersoner for en gitt kunde. 

Adresser kan redigeres ved hjelp av redigeringsikonet på høyre side. Noen typer adresser kan også slettes. 


Tips

I Sharefox kan du sette opp ekstra felt under adressen, slik at du kan be om mer enn bare standard brukeradresse og -informasjon. Du kan for eksempel sette opp et felt for prosjektreferansenummer eller leveringsadresse. For å få dette satt opp for din butikk, vennligst kontakt support med detaljer om hvilke felt du ønsker å ha satt opp for din butikk.


Hvis dette er aktivert for butikken din, vises de samme feltene både i administratoren når du oppretter en manuell ordre, og i butikken slik at kundene kan fylle dem ut. Merk at i eksemplet er titlene "Ekstra info" og "Mer informasjon", men de kan ofte ha titler som "Prosjektnummer" eller "Sjåførens navn" osv.

Disse ekstra informasjonsfeltverdiene vil vises overalt der adressefeltene vises, for eksempel i ordrevisningen, e-postmeldinger og fakturagrunnlag.



Merknader

Under merknader kan du lagre et notat om kunden. Det kan være relatert til ting som produktpreferanser eller andre ting som er relevante på kundenivå. Denne informasjonen vises bare her, og vil ikke vises på noe kundevendt område eller noe annet sted i Sharefox-administrasjonssystemet.



Hvordan oppretter jeg en ny kunde?

En kunde i Sharefox kan opprettes på tre måter:

  • I modulen Kunder , av en administratorbruker
  • I bestillingsmodulen under plassering av en manuell bestilling, av en administratorbruker
  • Via Shop-applikasjonen, av kunden selv

Vi vil videre beskrive hvordan du oppretter en ny kunde med utgangspunkt i modulen Kunder.


For å opprette en ny kunde fra kundelistesiden klikker du bare på knappen Legg til kunde . Da åpnes et popup-vindu som veileder brukeren gjennom prosessen med å fylle ut de obligatoriske feltene. 

Du blir bedt om å velge om dette er en privat- eller bedriftskunde. Dette er ment som en bryter for å skille mellom ulike typer kunder. I tillegg vil bedriftskunder ha tilgang til en rabatt for hele selskapet, som beskrevet tidligere i denne artikkelen.

Etter at navn, organisasjonsnummer og påloggings-e-post er lagt inn, legges hovedkontaktpersonen for kunden inn. 

Til slutt må det legges til en generell adresse for kunden. Det er også mulig å legge til en fakturaadresse på dette stadiet, men dette er valgfritt og kan legges inn på et senere tidspunkt på adressesiden. 

Når en kunde opprettes fra administrasjonssystemet, med mindre dette bevisst er slått av av Sharefox Customer Success for din butikk, vil kunden motta en e-post der de blir bedt om å opprette et passord. Ta kontakt med support for å få dette slått av.

Hvordan håndtere firmakontoer med flere brukere?

Det finnes to måter å håndtere dette på:

  1. Det opprettes én konto for selskapet. De ansatte i selskapet må da dele e-postadressen og passordet internt, slik at de kan bruke den samme kontoen når de legger inn bestillinger. Eksempel på firmanavn:

    1. BigCompanyName


      Fordeler

      - Enkelt å håndtere bedriftskontoen internt i Sharefox

      - Kunderabatter settes én gang

      Ulemper

      - Sikkerhet - mange personer deler samme passord, det kan komme på avveie

      - Folk glemmer ofte å fylle ut ekstra informasjonsfelt (de nederste linjene i adressefeltene i butikken), og avdelingen/adressen er feil


  • Merk at det er mulig å låse enkelte felt fra å bli endret, som firmanavn osv. i butikkens kasse, hvis mange personer bruker samme konto til å legge inn bestillinger. Kontakt support hvis du ønsker at dette skal aktiveres for din butikk.

  1. Hver kontaktperson i selskapet får en egen konto. Eksempel på firmanavn:
    1. BigCompanyName co/Paul Nilsen
    2. BigCompanyName co/Stan Paulsen

    3. BigCompanyName co/Kari Sand


      Fordeler

      - Hver person kan ha en annen faktureringsadresse (avdeling), og hver ansvarlig person får alle ordreoppdateringer direkte til sin egen e-postadresse.

      Ulemper

      - Flere kontoer per selskap

      - Selskapsrabatter må angis per konto


  • Husk at du kan endre firmanavnet selv, etter at kunden har opprettet kontoen sin med det generiske firmanavnet, på siden "Kunder" som du finner i hovedmenyen:

Trenger du fortsatt hjelp? Kontakt oss Kontakt oss