Hvordan fungerer Visma e-conomic-integrasjonen?

Integrasjonen mellom Visma e-conomic og Sharefox vil gjøre det mulig for administratorer å automatisk opprette fakturaer basert på kundeordrer i Sharefox. I tillegg vil Sharefox opprette kunden i Visma e-conomic hvis den ikke eksisterer ennå, basert på dataene fra Sharefox og ordren.

Sharefox vil bruke ett eller flere produkter i Visma e-conomic for å definere hvordan eventuell bokføring skal gjøres. Produktoppsettet i Visma e-conomic definerer hvilken salgskonto som skal brukes, i tillegg til momskoder og relaterte oppsett. Det er mulig å konfigurere Sharefox til å bokføre forskjellige Sharefox-produkter på forskjellige konti, noe som gir større detaljering i bokføringen av fakturaer basert på utleie.

Produktoppsettet vil bli brukt for alle fakturaer, og Sharefox vil sørge for at hver fakturalinje som opprettes inneholder en beskrivende tekst som gir mer informasjon om utleien, inkludert type produkt i Sharefox og når utleien fant sted.

Det første trinnet i å sette opp integrasjonen er å fullføre oppsettet av Visma e-conomic.

Sette opp Visma e-conomic

• Registrer deg for Visma e-conomic via deres nettside (hvis du ikke allerede har gjort dette)
• Legg til Sharefox Invoicing Integration app for Visma e-conomic ved å gå til siden nedenfor (mens du er logget inn i Visma):
  • Sharefox Fakturaintegrasjon for Visma
  • Det vil bli opprettet et Agreement Grant Token som vil bli brukt til å sette opp Sharefox 

• Sett opp ett eller flere utleieprodukter i Visma
  • Alle fakturaer som opprettes av Sharefox vil bruke disse produktene
  • Definer alle nødvendige oppsett, inkludert regnskapsinformasjon og produktgruppe i Visma e-conomic for hvordan fakturaer skal bokføres. Dette produktet vil bli brukt for alle fakturaer som opprettes av Sharefox, og hver faktura vil få individuelle ordrelinjer med tekst som beskriver utleien og utleietiden.
  • Eksempel på et enkelt, generisk utleieprodukt:

Kontakt Sharefox support support når disse trinnene er fullført.

• Informer support om at oppsettet er fullført, og inkluder avtaletokenet og identifikatoren til det nye utleieproduktet i e-posten. Sharefox Support vil deretter fullføre oppsettet i ditt Sharefox utleiesystem.
• For identifikator av utleieproduktet: Vennligst del med oss enten
  • a) et unikt produktnavn eller (hvis dette er tomt) et unikt produktnummer eller begge deler, eller
  • b) bruke funksjonen for produkttilordning direkte i Admin under Innstillinger > Integrasjoner > Regnskap

Hvordan opprettes fakturaen i Visma e-conomic?

Visma e-conomics faktureringsintegrasjon fungerer med modulen Admin Orders i Sharefox. En faktura som er opprettet i Sharefox kan overføres til Visma e-conomic som beskrevet nedenfor.

Hva skal jeg gjøre i Sharefox?

Når du har opprettet en ordre, kan du legge til en faktura og overføre den til Visma e-conomic ved å følge denne rekkefølgen:

• Opprett en faktura for bestillingen din > + LEGG TIL EN FAKTURA

• Sørg for at fakturadataene er fullstendige

• Angi en passende forfallsdato av fakturaen din
  
• Klikk på Send faktura

Hva skjer i Visma e-conomic?

Systemet vil automatisk utføre følgende trinn:

1. Finn den rette kunden: Systemet vil sjekke i Visma e-conomic om kunden til den aktuelle ordren eksisterer ved å søke på e-post og organisasjonsnummer (hvis kunden er en bedriftskunde)
   1. Hvis kunden ikke finnes, opprettes en ny kunde i Visma e-conomic ved hjelp av dataene som leveres av Sharefox
2. Finn et oppsett og en betalingsfrist: Systemet vil sjekke i Visma e-conomic for layout og betalingsbetingelser
   1. Hvis det ikke finnes noen betalingsbetingelse med forfallsdato, opprettes en ny betalingsbetingelse i Visma e-conomic
3. Generer ny faktura i Visma e-conomic
   1. Systemet vil søke etter et produkt i Visma e-conomic for utleietjenester, ved å søke opp produktnavn eller produkt-ID-egenskaper som er definert som en innstilling i Sharefox

   2. Det genereres en fakturaelementrad for hvert leide produkt. En fakturaelementrad ser for eksempel slik ut:

      Traktor (2022-01-10 - 2022-01-12)

      Sammen med andre felt (pris, rabatt og moms)

4. En faktura opprettes: Vær oppmerksom på at denne fakturaen opprettes som et utkast og må godkjennes gjennom