Kvitteringer for kontantbetalinger
Hvis en kunde betaler kontant, må du kanskje gi ham/henne en kvittering for å bekrefte betalingen, og hva betalingen gjaldt.
For å gjøre dette må du opprette en faktura som er merket som betalt - dette kalles en kontantfaktura eller kontantkvittering.
I Sharefox
- Opprette en faktura for bestillingen og sende den over til ditt regnskapssystem (hvis du har en integrasjon)
- Hvis du ikke har satt opp en integrasjon med et regnskapssystem, kan du laste ned bestillings-PDF-en og laste den opp i regnskapssystemet på en ny faktura)
- På de relevante endringsordrene velger du "Handlinger" og "Endre betalingsmåte", velg "Faktura"
- Dette vil sørge for at betalingen ikke blir inkludert i regnskapsfilene for ikke-fakturerte ordre.
- Viktig: Fakturaen/ordren som ble sendt kunne genereres for hele ordren, bestående av flere endringsordrer. Så du må endre betalingsmetoden for alle de involverte endringsordrene.
- Eksempel: En ordre ble betalt online, så ringer kunden inn og du utvider ordren (endringsordre 1 opprettes), deretter legges senere autopass til ordren (endringsordre 2)
- Du vil nå sannsynligvis merke de to endringsordrene med betalingsmåten faktura, siden den opprinnelige allerede var betalt
- Dette vil gjøre at den opprinnelige ordren vises i den nedlastbare regnskapsfilen, og endringsordrene vil ikke vises der. På denne måten unngår vi dobbeltregnskap av de samme endringsordrene.
I regnskapssystemet ditt
- Gå til fakturaen og velg "Registrer forskuddsbetaling"(se hjelpeartikkelen fra Tripletex)
- Kontantfakturaen ("kvitteringen") kan nå sendes til kunden enten via EHF, e-post eller skrives ut, avhengig av mulighetene i regnskapssystemet ditt.
Skjermbilde fra Tripletex' hjelpeartikkel:
