Slik fungerer betalings- og regnskapsrapporter i Sharefox

Sharefox er først og fremst et bestillingssystem. Det registrerer bestillinger, endringer i bestillinger, kanselleringer, betalingsmåter og bestillingsbeløp. Sharefox er imidlertid ikke alltid det systemet som bekrefter om pengene faktisk er mottatt.

Når det gjelder regnskapsavstemming, er det viktig å huske at ulike betalingsmåter må avstemmes mot ulike kilder. En enkelt rapport gir ikke alltid et fullstendig bilde, siden noen rapporter viser ordreværdi, mens andre viser faktisk mottatte betalinger.

Generelt bør avstemming foretas mot én kilde per betalingsmåte:

Kortbetalinger: Bruk kundenes betalingsrapport i Sharefox og sammenlign den med rapporten fra betalingsleverandøren, for eksempel NETS.
Kasse-/POS-betalinger: Bruk rapporten fra kassen eller betalingsterminalen som den autoritative kilden.
Fakturabetalinger: Bruk regnskaps- eller faktureringssystemet, for eksempel Tripletex, Fortnox, PowerOffice eller lignende.
Interne / manuelle betalinger: Sammenlign disse med intern dokumentasjon, siden betalingen håndteres utenfor Sharefox.

Kortbetalinger

Ved kortbetalinger på nettet bør man bruke betalingsrapporten for kunder for å se hvilke kortbetalinger som faktisk er behandlet via Sharefox.

Denne rapporten kan sammenlignes med rapporten fra den eksterne betalingsleverandøren, for eksempel NETS, slik at eventuelle gebyrer fra betalingsleverandøren tas med i beregningen.

I enkelte tilfeller kan regnskapsfilen vise et høyere kortbeløp enn rapporten over kundebetalinger. Dette kan skje når en ordre er endret, utvidet eller justert, og Sharefox har opprettet et tilleggsbeløp som skal belastes, men kortbetalingen ennå ikke er gjennomført.

I slike tilfeller kan begge rapportene likevel være riktige. De viser ganske enkelt forskjellige ting:

Regnskapsfilen viser ordreverdien eller beløpet som skal belastes.
Kundebetalingsrapporten viser betalinger som faktisk er mottatt via kortbetalingsprosessen.

Et kortbeløp som vises i regnskapsfilen, men ikke i betalingsrapporten for kunder, bør derfor behandles som et utestående beløp, ikke som en mottatt betaling.

Når det gjelder faktisk mottatte kortbetalinger, bør kundebetalingsrapporten og betalingsleverandørens rapport brukes som den autoritative kilden.

Kasseapparat / POS-betalinger

For bestillinger med «Kasseapparat/POS» som betalingsmåte registrerer Sharefox at bestillingen skal betales manuelt utenfor Sharefox.

Dette kan skje med kontanter, kortterminal eller en annen lokal betalingsmåte. Sharefox har ikke direkte tilknytning til det fysiske kasseapparatet eller terminalen, og vet derfor ikke om pengene faktisk er mottatt.

Dette betyr at Sharefox kan vise en ordre med «Kasseapparat/POS» som betalingsmåte, selv om betalingen ikke er registrert som betalt i Sharefox.

Det er mulig å registrere en betaling manuelt på ordren i Sharefox ved å bruke knappen «Legg til betaling», men dette er ikke nødvendig for regnskapsavstemming. Rapporten fra kassaapparatet, Z-rapporten, terminalrapporten eller lignende eksterne POS-rapporter er fortsatt den avgjørende kilden for faktisk mottatte betalinger.

For avstemming må du sammenligne Sharefox-ordrene merket med «Kasseapparat/POS» med rapporten fra det eksterne kasseapparatet eller terminalen.

Fakturabetalinger

Ved fakturabestillinger registrerer Sharefox bestillingen og den valgte betalingsmåten, men selve faktureringen og betalingsoppfølgingen skjer i regnskapssystemet.

Dette betyr at fakturaavstemming bør utføres i regnskaps- eller faktureringssystemet, for eksempel Tripletex, PowerOffice eller en annen tilkoblet regnskapsplattform.

Sharefox kan vise hvilke ordrer som ble opprettet med «Faktura» som betalingsmåte, for eksempel via kundesalgsrapporten eller regnskapsfilen, men det er regnskapssystemet som er den endelige kilden til informasjon om hvorvidt fakturaen er sendt, betalt, kreditert eller fulgt opp.

Interne / manuelle betalinger

«Intern betalingsmåte» betyr at betalingen håndteres manuelt eller internt utenfor Sharefox.

Dette fungerer på samme måte som et kasseapparat/POS-system, i og med at Sharefox registrerer bestillingen og betalingsmåten, men det vet ikke om pengene faktisk er mottatt.

Interne ordrer bør derfor sammenholdes med intern dokumentasjon, manuelle oppføringer eller annen relevant dokumentasjon utenfor Sharefox.

Hvis formålet kun er å reservere utstyr uten å opprette økonomiske transaksjonsdata, kan det være bedre å bruke en intern ordre som holdes utenfor den vanlige betalings- og transaksjonsflyten.

Endringer, avbestillinger og negative poster

Sharefox sletter ikke bare ordrehistorikken når en ordre endres eller kanselleres. I stedet registreres endringene vanligvis som justeringer, korreksjonslinjer eller negative motposter.

Dette betyr at rapportene kan inneholde både positive og negative poster. En negativ post kan være en korreksjon, en kansellering, en refusjon eller en prisjustering.

Hvis en ordre for eksempel opprinnelig ble opprettet med et beløp og senere korrigert, kan rapporten vise det opprinnelige beløpet og en negativ korreksjonslinje. Det korrekte beløpet er nettoresultatet etter at de positive og negative linjene er lagt sammen.

Dette er forventet oppførsel og bidrar til å bevare ordrehistorikken i stedet for å slette eller overskrive tidligere oppføringer.

Når en ordre endres, arver justeringslinjen i regnskapsfilen betalingsmåten fra den opprinnelige ordren. Dette betyr at hvis den opprinnelige ordren ble registrert med «Kasse» som betalingsmåte, vil enhver korreksjons- eller justeringslinje også vises som «Kasse» i regnskapsfilen – selv om det ikke ble foretatt noen ny kontantbetaling og ingen kasse var involvert.

Dette er en vanlig kilde til forvirring: En kassepost i regnskapsfilen betyr ikke alltid at det har skjedd en ny kontantbetaling. Det kan ganske enkelt være en rettelse av en eksisterende ordre som opprinnelig ble opprettet med den betalingsmåten.

En enkelt endring i en ordre genererer vanligvis to linjer i regnskapsfilen: en negativ linje som reverserer det opprinnelige beløpet, og en ny positiv linje med det oppdaterte beløpet. Dette betyr at én endring i en ordre vil vises som to poster – begge med den opprinnelige betalingsmåten.

Eksempel: En ordre på 1 000 NOK som opprinnelig ble registrert som «Kasse», blir senere utvidet til 1 200 NOK. Regnskapsfilen vil vise:

–1 000 NOK (Kasseapparat) — tilbakeføring av den opprinnelige linjen

+1 200 NOK (kasseapparat) — ny, korrigert linje

Nettoresultatet blir 1 200 NOK, som er den riktige ordreværdien. Det har ikke skjedd noen ny kontantbetaling.

Anbefalt metode for avstemming

For fullstendig avstemming må du bruke den aktuelle kilden for hver betalingsmåte:

Bruk kundenes betalingsrapport sammen med betalingsleverandørens rapport for kortbetalinger på nettet.
Bruk kassaapparatet, terminalen eller Z-rapporten for betaling via kassaapparat/POS.
Bruk regnskaps- eller faktureringssystemet til å betale fakturaer.
Bruk intern dokumentasjon for interne/manuelle betalinger.
Bruk regnskapsfilen til å kontrollere ordreværdi, korreksjoner, endringer og regnskapsposter, men ikke bruk den alene som bevis på at pengene er mottatt.

Det viktigste skillet er:

Sharefox viser hva som ble bestilt og hvordan betalingen skulle skje. Det eksterne betalings-, POS- eller regnskapssystemet bekrefter om pengene faktisk er mottatt.