Fakturering: Hvordan fungerer fakturering?

Med faktureringsfunksjonen kan du utarbeide ett enkelt fakturagrunnlagsdokument for bestillingen, eller flere fakturagrunnlagsdokumenter hvis det er snakk om langsiktige bestillinger som strekker seg over flere måneder. All informasjon kan enkelt justeres og klones om nødvendig fra måned til måned, slik at arbeidsprosessene går som smurt:

Fakturagrunnlaget kan genereres for én måned, for hele ordren eller for en egendefinert tidsperiode. Relevante kostnader fra bestillingen vil bli beregnet for den valgte perioden.
Fakturagrunnlaget kan lastes ned som PDF og legges ved en vanlig faktura som sendes til kunden (se mer informasjon her)
Dataene kan også sendes til et tredjeparts regnskapsprogram - for øyeblikket support vi integrasjoner med: Visma eAccounting, Tripletex, Fortnox, 24SevenOffice og PowerOffice Go
Regelmessige rapporter med faktureringsdata (som kan brukes som input til det regnskapssystemet du velger) støttes også

Hvordan oppretter jeg et nytt fakturagrunnlag for en ordre?

Naviger til Bestillinger ▸ Velg bestillingen din ▸ Se den nye fanen Fakturaer
For å opprette en ny faktura klikker du på Legg til faktura. En ny faktura genereres nedenfor for den gjeldende bestillingen og forhåndsutfylles med bestillingsinformasjon

Hvordan redigerer jeg fakturadata?

Klikk på fakturaen du ønsker å redigere. All informasjon i fakturahodet (utstedelsesdato, forfallsdato, kundeinformasjon osv.) og informasjon på ordrelinjen kan justeres.
Hvis du har aktivert fakturaintegrasjon (for eksempel Visma eAccounting, Tripletex eller 24SevenOffice), vil du se to alternativer for fakturatype: Utskrevet / Data for regnskapsføring. Bruk alternativet Data for regnskap for å sende fakturadata til regnskapsprogrammet ditt
For hver ordrelinje kan du fritt justere: navn, antall, pris, rabatter, momsinformasjon.
Du kan legge til en egendefinert linje ved å klikke på Legg til et element. Fyll deretter ut de tomme feltene i den nye linjen som vises nedenfor.

Hvordan sender jeg et fakturagrunnlagsdokument?

Når du er ferdig med å klargjøre faktureringsdataene, finnes det flere alternativer for å sende dokumentet:

Du kan laste ned fakturagrunnlagsdokumentet som PDF og sende det som et vedlegg til en faktura i ditt vanlige regnskapsprogram
Hvis du har aktivert faktureringsintegrasjon, kan du sende fakturagrunnlagsdataene til regnskapsprogrammet ditt
Hvis du har aktivert en integrasjon med din Visma eAccounting, Tripletex, 24SevenOffice eller PowerOffice Go regnskapssystem, kan du trykke på "Send faktura".
- Fakturagrunnlaget vil da bli sendt over til regnskapssystemet, og skal finnes under kundens navn i fakturagrunnlaget.
  - Hvis kunden er et selskap, vil det bli gjort en match på org.nr.
  - Hvis kunden er en privatperson, kan det gjøres en match basert på e-postadressen.

Eksempel på hvordan et fakturautkast opprettes i PowerOffice etter at du har klikket på "Send faktura" i Sharefox:

Hva skjer hvis det oppstår en feil

Ofte skyldes dette at feil organisasjonsnummer er angitt.

Hvert land har en spesifikk regel for organisasjonsnummeret. I Norge er for eksempel et organisasjonsnummer på 9 siffer.

Hvis kunden er fra et annet land, kan du endre landet fra fakturaen (klikk på "Oppdater fakturainfo")

Hvis organisasjonsnummeret er feil, må du oppdatere kundeprofilen ved å:

A) Klikk på "Oppdater kundeinformasjon" og merk av for "Oppdater kundeprofil"

B) du kan gå til Kundemodulen > gå til Kunden > endre organisasjonsnummeret > gå til ordren og gjenskape fakturaen.

C) Eller du kan be kunden om å oppdatere organisasjonsnummeret fra kontoen sin, og deretter kan du opprette en ny faktura.

Hvordan splitte et fakturagrunnlag?

Eksempel: Du er et bilutleiefirma som har forsikringsselskaper som betaler for leie av bil, men sluttbrukeren må betale for bompenger. I slike tilfeller kan det være en fordel å dele opp fakturaen

Først genererer du et fakturagrunnlag som normalt, gitt beskrivelsen i kapitlene ovenfor.

Gå deretter inn på fakturaen, og slett de fakturalinjene som hovedkunden ikke skal betale for (f.eks. forsikringsselskapet):

Legg merke til at kundeinformasjonen på denne fakturaen er den samme som den opprinnelige kunden som ble valgt da fakturaen ble opprettet.

Velg deretter "Data til regnskap" eller "Skriv ut", og klikk på "Send faktura".

Nå skal vi opprette fakturaen for den andre mottakeren.

Klikk på "Tilbake til fakturalisten", og opprett et nytt fakturagrunnlag på den samme ordren. Nå går du inn på denne ordren og sletter de linjene som allerede var inkludert i det første fakturagrunnlaget du opprettet:

Når du står igjen med kun de ordrelinjene du vil at den nye mottakeren skal betale for, kan du gå til "Oppdater kundeinfo", og legge inn informasjonen for den som skal motta det andre fakturagrunnlaget:

Når dette er gjort, kan du som alltid velge "Skriv ut" eller "Data til regnskap", og klikke på "Send faktura", eller laste ned fakturagrunnlaget som PDF ved å klikke på "Last ned PDF".

Tips

I Sharefox kan du sette opp ekstra felt under adressen, slik at du kan be om mer enn bare standard brukeradresse og -informasjon. Du kan for eksempel sette opp et felt for prosjektreferansenummer, leveringsadresse eller sjåførinformasjon. For å få dette satt opp for din butikk, vennligst ta kontakt med support og oppgi hvilke felt du ønsker å ha satt opp for din butikk.
Disse ekstra informasjonsfeltene vises overalt der adressefeltene vises, for eksempel i ordrevisningen, e-postmeldinger og fakturagrunnlag.
Merk at dette er en ny funksjon for regnskap, så det er ikke sikkert at alle regnskapssystemer viser disse ekstra informasjonsfeltene for øyeblikket - men ta gjerne kontakt med support hvis du trenger slik support for regnskapsprogrammet ditt.