Hvordan fungerer Fortnox' regnskapsintegrasjon?

Denne funksjonen er i en beta-versjon.

Integrasjonen mellom Fortnox og Sharefox vil gjøre det mulig for Admin-brukere å automatisk sende bestillinger opprettet i Sharefox (enten de er betalt online eller ikke) til Fortnox. I tillegg vil Sharefox opprette kunden i Fortnox hvis den ikke eksisterer ennå, basert på dataene fra Sharefox og ordren.

Sharefox vil bruke ett eller flere produkter i Fortnox for å definere hvordan eventuell bokføring skal gjøres. Produktoppsettet i Fortnox definerer hvilken salgskonto som skal brukes, i tillegg til momskoder og relaterte oppsett. Det er mulig å knytte ulike Sharefox-produkter til spesifikke Fortnox-produkter, noe som gir større detaljeringsgrad i bokføringen av posteringsordrer.

Produktoppsettet vil bli brukt for alle bestillinger, og Sharefox vil sørge for at hver ordrelinje som opprettes inneholder beskrivende tekst som gir mer informasjon om leien, inkludert type produkt i Sharefox og når leien fant sted.


Denne artikkelen dekker:

Hvordan konfigurerer du Fortnox-integrasjonen din?

Først må du sørge for at du allerede har en Fortnox-konto eller registrere deg på nettsiden deres ved å kjøpe en av pakkene som er tilgjengelige. Ta deretter kontakt med vår Support for å motta et tilbud og aktivere denne premiumintegrasjonen.

Deretter følger du de tre trinnene nedenfor.

Trinn 1: Sett opp ett eller flere utleieprodukter i Fortnox

Alle bestillinger og fakturaer som opprettes av Sharefox, vil bruke disse produktene.

  • Definer alle nødvendige oppsett, inkludert regnskapsinformasjon og produktgrupper i Fortnox
  • Det er mulig å sette opp spesifikke produkter eller bare ett generisk "utleieprodukt" eller en blanding, og deretter tilordne Sharefox-produktene til disse. Slike produkter vil bli brukt for alle Sharefox-opprettede ordrer og fakturaer, og hver vil få individuelle ordrelinjer med tekst som beskriver utleie og utleietid.

For å opprette produkter i Fortnox, naviger til Artikler ved å klikke på Register øverst til høyre og velge Artikler fra listen. Når du er på artikkelsiden, trykker du på knappen Opprett ny og fyller ut de obligatoriske feltene (minimum: Vare-ID, navn, pris).


Eksempel på et enkelt, generisk utleieprodukt:

Når disse trinnene er fullført, fortsett med å sette opp produkttilordningen i Sharefox under Admin under Innstillinger ▸ Integrasjon ▸ Regnskap. Se denne hjelpeartikkelen (avsnittet "Produkttilordning") som beskriver prosessen.

Trinn 2: Konfigurer kartlegging av betalingsmåter

Følg denne hjelpeartikkelen (avsnittet "Tilordning av betalingsmåter") for å definere betalingsmåteforbindelsene dine i Innstillinger ▸ Integrasjon ▸ Regnskap. Følgende oppsett anbefales:

  • Kort: Mappet til CARD-betalingsmetode i Fortnox
  • Faktura: Tilknyttet til INVOICE-betalingsmetode i Fortnox
  • Kasse: Tilpasset til CASH-betalingsmetode i Fortnox
  • Følg samme mønster for å definere nye mappinger for ytterligere betalingsmetoder som er satt opp på Sharefox-nettstedet ditt

Vær oppmerksom på at Fortnox-verdiene er sensitive for store og små bokstaver.

Trinn 3: Aktiver automatisk oppretting av fakturaer

For å kunne opprette bestillinger i Fortnox og konvertere dem til kontantfakturaer (f.eks. ved nettbetalte bestillinger), må ytterligere én valgfri innstilling i Fortnox endres:

Alternativet heter "Velg "Levering utført" automatisk når du oppretter faktura", og du finner det i Fortnox' ordreinnstillinger:

  • Etter at du har logget inn på Fortnox-kontoen din, finner du Innstillinger-ikonet øverst på linjen. Klikk på det og velg "Sitat/bestilling". Dette bør åpne et popup-vindu med et sett med alternativer. Bla nedover for å finne Lager-delen og endre alternativet "Velg "Levering utført" automatisk når du oppretter faktura" fra AV til PÅ (se skjermbilde nedenfor).

Installasjonen er nå fullført, og du skal kunne sende bestillinger til Fortnox etter behov.

Hvordan sender jeg bestillinger til Fortnox?

Fortnox' regnskapsintegrasjon fungerer sammen med modulen Admin Orders og Admin Reports i Sharefox. Ordrer som er opprettet i Sharefox kan overføres til Fortnox som beskrevet nedenfor.

Hvordan starter jeg ordreoverføringen?

Når du har bestillinger i Sharefox og ønsker å overføre dem til Fortnox, for en bestemt tidsperiode, kan du oppnå dette ved å følge disse trinnene:

  • Gå til Admin Reports og velg fanen Accounting Data
  • Velg den aktuelle tidsperioden, og sett Type-feltet til Fortnox
  • Velg klokkeslett Filter metoden du ønsker å bruke:
    • Etter leveringsdato: Dette filtrerer kun bestillinger som har leveringsdato innenfor den valgte tidsperioden (f.eks. forrige uke). Dette kan inkludere bestillinger som er lagt inn før den valgte tidsperioden.
    • Etter bestillingsdato: Dette filtrerer kun bestillinger som har bestillingsdato innenfor den valgte tidsperioden. Dette kan inkludere bestillinger med leveringsdato etter den valgte tidsperioden.
    • Merknad: Det vanligste filteret å bruke er "Etter leveringsdato". Det anbefales å være konsekvent med filtreringsmetoden som brukes fra en rapporteringsperiode til en annen, for å sikre at alle bestillinger til slutt blir sendt
  • Valgfritt: Fjern merket for "Inkluder bestillinger med betalingsmåten Faktura" bare hvis du aktivt bruker Sharefox' faktureringsfunksjon (se mer informasjon i neste avsnitt).

  • Klikk på Send data

Du kan bli bedt om å logge inn på Fortnox-kontoen din på nytt, vennligst følg instruksjonene.

Du vil få en bekreftelse på at bestillingene er sendt (f.eks."5 av 5 bestillinger er sendt") eller mer informasjon i tilfelle noen av bestillingene ikke ble sendt (f.eks. i tilfelle feil eller duplikater - hvis bestillingene ble sendt tidligere).

Valgfritt: Bruk Sharefox' faktureringsfunksjon parallelt

Hvis du bruker den valgfrie Sharefox Invoicing-funksjonen parallelt, bør du fjerne markeringen av alternativet "Inkluder bestillinger med betalingsmåten Faktura", for å unngå å sende innhold for samme bestilling to ganger. Merk: Dette er bare egnet hvis du har veldig lange leieperioder og ønsker å dele opp bestillingsdataene i separate fakturaer for separate tidsperioder (f.eks. dele en 3-måneders leie i 3 fakturaer). Dette er valgfritt.

Hva skjer i Fortnox?

Systemet vil automatisk utføre følgende trinn i rekkefølge:

  1. Finn den rette kunden: Systemet vil sjekke i Fortnox om kunden til den aktuelle bestillingen eksisterer ved å søke på e-post eller organisasjonsnummer (hvis kunden er en bedriftskunde).
    1. Hvis kunden ikke finnes, opprettes det en ny kunde i Fortnox
    2. Hvis kunden eksisterer, vil kundedataene bli oppdatert i Fortnox (hvis noen endringer gjelder)
  2. Generer en ny ordre i Fortnox
    1. En bestillingsvare rad vil bli generert for hvert leide produkt eller ordrelinje i Sharefox
      1. Eksempel. En ordrevarebeskrivelse kan se slik ut: Traktor (2022-01-10 - 2022-01-12)
      2. Produkttilordningen som er konfigurert, vil bli brukt til å tilordne til de riktige produktene i Fortnox
    2. Avhengig av betalingsmåte i Sharefox, vil følgende gjelde:
      1. En bestilling betalt online i Sharefox:
        1. Vil få en kontantfaktura opprettet i Fortnox med betalingsmåte Kort
        2. Fakturaen blir som standard satt som Betalt - denne innstillingen kan slås av
      2. En ordre med en betalingsmåte for faktura i Sharefox:
        1. Vil bare få en ordre opprettet i Fortnox
        2. Lederen kan redigere bestillingen før utstedelse av den endelige fakturaen
      3. En bestilling med en hvilken som helst annen betalingsmåte i Sharefox:
        1. Vil få en kontantfaktura opprettet i Fortnox
        2. Betalingsmåten velges basert på tilordningen som ble definert under oppsettet (f.eks. AG Direct Debit)
        3. Fakturaen vil ikke bli merket som betalt
  3. Finn og tildel tjenestevilkår: Systemet vil sjekke i Fortnox om det finnes eksisterende tjenestevilkår.

Trenger du fortsatt hjelp? Kontakt oss Kontakt oss