Regnskapsfil for Tripletex
Innledning
Sharefox har funksjonalitet for å eksportere alle bestillinger som er opprettet innenfor et gitt datointervall til en Excel-fil som kan importeres til Tripletex. Denne eksportfilen vil gjøre det enklere for bedriftseiere å føre regnskap over leieordrer i Sharefox. Den eksporterte filen vil inneholde alle ordrer som er opprettet, og angi om en ordre er betalt eller ikke. Betalte bestillinger vil bli lagt inn i Tripletex som en bestilling med en tilknyttet faktura for å bokføre en betaling, og både inntekt og betaling vil automatisk bli bokført i hovedboken. Ubetalte bestillinger importeres som en ordre i Tripletex.
Gjennom oppsett i Tripletex kan brukeren bestemme hvordan bokføringen skal gjøres. Oppsettet angir hvilke inntektskontoer som skal brukes for et salg, hvordan MVA-transaksjoner skal bokføres og hvor betalinger skal bokføres. Det er viktig å sette opp dette sammen med regnskapsføreren din før du begynner å bruke denne funksjonaliteten.
Etter at en ordre er opprettet i Tripletex, inkludert betalingen, kan betalingen matches med transaksjonsrapporten fra Nets, Stripe osv.
Merknad: funksjon
Opprette regnskapsfilen
Filen kan opprettes fra Rapporter-menyen i Sharefox Administrasjon. Brukeren velger et datointervall og kan velge å inkludere bestillinger som er betalt med faktura (Faktura) eller ikke.
Parametere
Startdato: Datoen som ordrene velges fra. Alle bestillinger som er opprettet fra og med denne datoen og frem til sluttdatoen er inkludert i resultatet.
Sluttdato: Den siste datoen for opprettelse av bestillinger som skal velges. Alle bestillinger som er opprettet til og med denne datoen, er inkludert i resultatet
Inkluder bestillinger med betalingsmåte Faktura: Brukeren kan velge å inkludere bestillinger som er betalt via faktura. Ettersom det er mulig å opprette fakturaer gjennom Tripletex for bestillinger med betalingsmåte Faktura fra Sharefox, kan disse bestillingene allerede finnes i regnskapssystemet. Slike ordre som allerede finnes i Tripletex bør ekskluderes for å unngå dobbeltføring av samme ordre. Standardverdien for denne parameteren er av.
Importerer regnskapsfilen i Tripletex
Velg Fakturaimport og velg Faktura under menypunktet Faktura. Velg Filtype Excel (.xls/xlsx) og velg filen som skal importeres gjennom Velg fil. Trykk på Importør knappen for å fullføre importen.
Merk: Vennligst ikke kryss av i denne boksen "Beløp inkl. mva". Den bør stå som den er.
Importerer regnskapsfil som ordre
Det er mulig å importere kun ordrene og ingen betalingsinformasjon. Ved bruk av denne funksjonaliteten må brukeren/regnskapsføreren bokføre alle betalinger manuelt på et senere tidspunkt. For å bruke denne funksjonaliteten importerer du bare filen fra Sharefox ved å bruke Ordreimport i stedet for Fakturaimport i Tripletex. Den samme filen fra Sharefox vil kunne brukes i begge tilfeller.
Oppsett og viktige merknader knyttet til integrering
En rekke objekter må settes opp i både Tripletex og Sharefox for at integrasjonen skal fungere. Dette oppsettet må gjøres sammen med både regnskapsfører og support , og det samme oppsettet må gjenspeiles i begge systemene.
Kunde
Alle bestillinger vil bli importert ved hjelp av en enkelt kunde i Tripletex. Denne generiske Sharefox-kunden må settes opp, og kunde-ID-en må kommuniseres til Sharefox support. Alle bestillinger vil bli bokført mot denne kunden i Tripletex.
Hvis en revisor/regnskapsfører ønsker å se detaljert kundeinformasjon om en historisk ordre, kan denne informasjonen finnes i Sharefox. Hver ordre som importeres vil inneholde en ekstern referanse-ID, eller Referanse . Denne verdien er bestillings-ID-en i Sharefox, og ordren kan enkelt finnes i Sharefox-ordrelisten ved hjelp av denne verdien
Produkt
En utleievirksomhet vil ha et stort antall ulike produkter de leier ut gjennom Sharefox. Disse settes opp som produkter i Sharefox og er tilgjengelige for kundene når en ny utleieordre opprettes via Sharefox-butikken eller manuelt i Sharefox-administrasjonen. Disse produktene må være knyttet til ett eller flere produkter i Tripletex. Det er vanlig å ha et større antall produkter i Sharefox enn i Tripletex. For eksempel bør alle Sharefox-produkter som skal bokføres på samme inntektskonto med samme mva-kode grupperes sammen som ett produkt i Tripletex.
Produktoppsettet i Tripletex definerer inntektskontoen som skal brukes når du oppretter en journal for en ordre. I tillegg settes det opp momsinformasjon på produktet.
Det er viktig at MVA-settet på produktet i Tripletex er det samme som MVA-settet på tilsvarende produkter i Sharefox. Et sett med produkter i Sharefox som er mappet til et produkt i Tripletex, må ha samme momskode og -prosent for at ordrene skal kunne bokføres korrekt.
Produktnummeret for alle Tripletex-produkter som skal brukes, og hvordan disse samsvarer med Sharefox-produkter, må oppgis til support slik at dette kan settes opp i Sharefox.
Eksempel: Nedenfor ser vi at Tripletex-produktet Rental har produktnummer 112, og alle bestillinger på dette produktet vil bruke inntektskontoen 3000 Salgsinntekt, avgiftspliktig
Betalingstyper
For å kunne bokføre betalinger, gjennom Fakturaen (Faktura) knyttet til en ordre, må en Betalingstype settes opp i Tripletex. Betalinger i denne innstillingen kan være nettbetalinger for bestillinger som gjøres via Sharefox-butikken eller betalinger som gjøres via et POS-system, kontantbetalinger når en kunde kjøper/leier noe i en fysisk butikk.
Dette oppsettet vil avgjøre hvilken saldokonto betalingen vil bli bokført på. Det anbefales å bruke en mellomregningskonto for dette oppsettet, og bokføre mot den virkelige bankkontoen gjennom betalingsavstemmingen med betalingsrapporten fra for eksempel Nets eller Stripe eller fra et POS-system.
Eksempel: Gitt dette oppsettet vil systemet bokføre innbetalinger på balansekonto 1900. Dette gjøres gjennom Import-ID, som settes opp i Sharefox og brukes på regnskapsfilen. Import-ID må sendes til Sharefox support for å bli satt opp i ditt system.
Nummerserier
Ordrer og fakturaer i Tripletex får automatisk tildelt en ID i Tripletex. Det er nødvendig å sette opp en nummerserie som skal brukes på ordre og fakturaer som opprettes fra Sharefox, og disse nummerseriene kan ikke overlappe eller være de samme som serien i Tripletex, da flere ordre eller fakturaer ikke kan ha samme ID.
Serien i Tripletex finner du under Regnskap - Instillinger
En nummerserie for bestillinger og fakturaer fra Sharefox må besluttes, og denne settes opp i Sharefox av Sharefox Support.
Eksempel: Gitt innstillingene ovenfor kan det være mulig å sette opp serien 60 000 for Sharefox-ordrer og 80 000 for Sharefox-fakturaer. Disse to numrene vil bli satt opp i Sharefox, og den første ordren som importeres fra Sharefox vil ha ordre-ID 60 000
Annet
Beregning av forfallsdato
Forfallsdato på fakturaer kan settes i Sharefox. Forfallsdatoen settes til et antall dager etter fakturadato, og er en innstilling i Sharefox.
Endringsordrer i Sharefox
Det er mulig å oppdatere, endre og slette ordrer i Sharefox. Enhver slik endring vil utløse en endringsordre, det vil si en ny ordre, koblet til den opprinnelige, med endringen. Hvis du legger til et produkt i en ordre, eller endrer leietiden for en ordre, vil endringsordren inneholde differansen mellom det nye ordrebeløpet og det gamle.
Eksempel: En ordre på 1000 NOK utvides med én dag, og en kostnad på 100NOK legges til. Det opprettes en endringsordre med et ordrebeløp på 100 NOK, og det totale ordrebeløpet summert på den opprinnelige ordren og endringsordren er 1100 NOK.
Hver endringsordre fra Sharefox vil bli lagt ut som en ny, separat ordre i Tripletex. Den opprinnelige ordren og en endringsordre kan kobles sammen via referanseverdien på ordren i Tripletex, da denne inneholder bestillings-ID-en fra Sharefox. Denne referansen gjør det mulig for brukere å slå opp den opprinnelige ordren i Sharefox, og å koble sammen to ordrer i Tripletex.
Det samme systemet gjelder når en ordre kanselleres eller slettes. Den opprinnelige ordren slettes aldri, men det opprettes en ny endringsordre med samme ordrebeløp og motsatt fortegn. Summen av disse to ordrene blir null.
Hvilken dato vil bli brukt til å bokføre betalingen, og hvilken dato vil bli brukt på inntekten
Ordre og faktura fra Sharefox vil bli bokført på bestillingsdatoen i Sharefox. Både inntekten og betalingen vil få samme dato. Sharefox vil sette en leveringsdato på ordren i Tripletex til å være på startdatoen for den tidligste leveringsposten i leieordren.
Eksempel: En bestilling gjort i januar for en leie i februar opprettes av en kunde gjennom Sharefox nettbutikk den 15. januar. Leien er for et produkt den 23. februar.
Når denne ordren eksporteres til Tripletex via regnskapsfilen, for eksempel ved å eksportere alle bestillinger som er gjort i januar, vil transaksjonen som bokføres i Tripletex ha journaldato 15. januar for både betaling og inntekt.
Ubetalte eller delvis betalte bestillinger
Ordrer som er delvis betalt eller ikke betalt i Sharefox vil bli eksportert til regnskapsfilen så lenge datoen for opprettelse av ordren er innenfor datointervallet som ble valgt ved opprettelse av filen. Bestillingene vil ha et betalingsbeløp som angir eventuelle betalinger som er utført.
Ordrer som ikke betales, vil ende opp som ubetalte ordrer i Tripletex, og må håndteres som dette av en regnskapsfører når/hvis betaling mottas.
For bestillinger som er delvis betalt, opprettes det en betalingstransaksjon (via fakturaen). Det resterende beløpet må håndteres av en regnskapsfører når/hvis betaling mottas.
Husk også å tilordne betalingstyper og produkter