Hvordan administrere og lukke åpne bestillinger?
Les mer om å legge inn tidsubegrensede bestillinger her eller om funksjonen generelt her.
Denne artikkelen beskriver i detalj hvordan du håndterer slike bestillinger etter at bestillingen er lagt inn og dekker:
- Hvordan gjenkjenne åpne bestillinger
- Hvordan sette en estimert returdato, om nødvendig
- Slik genererer du fakturaer for en pågående ordre
- Slik angir du den endelige returtiden og lukker bestillingen
- Rapportering av tidsubegrensede bestillinger
Hvordan gjenkjenner man åpne bestillinger?
De har vanligvis en etikett med åpen returdato i bestillingslisten eller tidsplanen. Noen steder vises et ekstra ikon for ubegrenset returfrist.
For varer på bestillingssiden vil du bare se utfylte verdier for pris per dag for utleieprodukter eller tilbehør, siden de ikke har en endelig leieperiode og en endelig pris.
Priser for forbruksvarer og salgsprodukter vises i sin helhet. Totalprisen for bestillingen beregnes heller ikke for en bestilling som inneholder minst én åpen leieavtale.
Hvordan setter jeg en estimert returdato, om nødvendig?
Når du vet at en leieavtale sannsynligvis snart vil avsluttes, om noen uker eller måneder, kan det være lurt å gjøre produktet tilgjengelig for en potensiell ny kunde rett etter en viss tidsperiode.
I så fall kan du ganske enkelt angi en estimert returdato for den tidsubegrensede utleien. Dette er valgfritt. Klikk på etiketten for tidsubestemt retur - eller - Flere handlinger ▸ Endre :
Og velg estimert returdato :
Klikk deretter på Oppdater. Når du blir spurt, velger du"Oppdater estimert returdato":
Denne datoen er bare synlig for administratorbrukere, og er skjult for kunden.
Hvordan genererer jeg fakturaer for en løpende ordre?
Når en ordre med åpen slutt er i gang, kan du generere fakturagrunnlag som vanlig. Disse fakturaene kan sendes til regnskapssystemet ditt hvis du bruker en faktureringsintegrasjon med Sharefox, eller lastes ned som PDF som vanlig.
Hvordan angir jeg den endelige returtiden og lukker bestillingen?
Angi et endelig returtidspunkt
For å lukke en tidsubegrenset leieordre må du først angi et endelig returtidspunkt. Denne operasjonen er nødvendig for å kunne:
- Slipp produktet for neste kunde
- Beregn endelige priser som vil være synlige i Admin og på siden Butikk Mine bestillinger
Dette gjør du ved å klikke på den åpne returetiketten - eller - Flere handlinger ▸ Endre :
Velg et endelig returtidspunkt, klikk på Oppdater, og velg til slutt"Angi endelig returdato":
Du vil da se endelige priser og et verktøytips som bekrefter at endelig returtidspunkt er angitt.
Avslutt bestillingen
Ordren lukkes deretter som vanlig. Basert på virksomhetens interne prosedyrer kan det være lurt å oppdatere vare- og leveringsstatus (fysiske aspekter) og fullføre eventuell fakturering (kommersielle aspekter) før du setter ordrestatus til Avsluttet.
Rapportering for tidsubegrensede bestillinger
Som en påminnelse kan ikke åpne bestillinger betales online (f.eks. via Stripe eller Nets), og kan kun betales via en manuell betalingsmetode, som f.eks. fakturering.
Den anbefalte rapporteringsmetoden ved bruk av fakturabetalingsmetoden er å
- Opprett fakturaer for hver bestilling som legges inn, fra Admin Order-siden
- Overfør nye fakturaer som opprettes etter hvert som de kommer, til det eksisterende regnskapssystemet hvis det er satt opp en integrasjon
- Alternativt kan du laste ned fakturaene som PDF-filer eller bruke en dedikert faktureringsrapport til å eksportere dataene
- Merknad: Hvis du i tillegg bruker Regnskapsfil/data-funksjonen for andre betalingsmetoder (f.eks. vanlig leie betalt på nett), kan det være lurt å fjerne merket for "Inkluder bestillinger med Faktura", for å unngå dobbeltrapportering
Relaterte hjelpeartikler:
Hvordan fungerer åpen utleie fungerer?
Hvordan aktivere åpne leieavtaler på et produkt?