Registrering av forbruk på ordre (km, drivstoff, kWh eller annet forbruk)

En utleie kan omfatte ulike typer forbruk som må registreres ved utleiens start, slutt og tilbakelevering. Det kan dreie seg om å registrere kjørelengde ved bilutleie, eller betalte tilleggstjenester basert på forbruk, for eksempel drivstoff, batteristatus eller annen bruk. Funksjonen for registrering av forbruk finnes på ordresiden i Admin.

Ved henting – Registrer startverdien – f.eks. kilometer eller batterinivået – når kunden henter utleieobjektet.

Ved retur – Registrer sluttverdien når varen kommer tilbake. Sharefox beregner automatisk det totale forbruket og eventuelle tilleggskostnader.

Trinn 1 — Åpne bestillingen

1. Gå til «Ordrer» i Sharefox Admin.

2. Finn den aktuelle bestillingen (søk etter kundenavn, bestillingsnummer eller utleieartikkel).

3. Åpne bestillingen for å se hele bestillingssiden.

På bestillingssiden ser du leieproduktene, og under eller ved siden av hvert hovedprodukt vises eventuelle tilleggsfunksjoner kunden har valgt (f.eks. «Standard KM-pakke»).

Bestillingsside – seksjonen for tilleggsutstyr vises under hovedproduktlinjen; feltene for henting og retur vises tomme

Trinn 2 — Registrer verdi ved utlevering

Registrer startverdien før utlevering. For en bil er dette kilometerstanden og drivstoffnivå.

1. På bestillingssiden finner du bruksdelen for den aktuelle leieartikkelen.

2. Klikk på «Angi henteverdi» (eller redigeringsikonet ved siden av feltet «Henting»).

3. Skriv inn verdien på en av to måter:

Skriv inn en ny verdi: Skriv inn kilometerstanden, batterinivået eller andre måleverdier direkte.

Velg fra inspeksjonsloggen: Hvis en ansatt allerede har registrert en verdi, kan du velge denne oppføringen fra listen. Dette sparer deg for å måtte legge inn en verdi på nytt som allerede er registrert.

4. Klikk på Lagre.

Dialogboks for angivelse av henteverdi — viser begge alternativene: felt for manuell innføring og rullegardinmeny for inspeksjonslogg med en tidligere oppføring valgt

✅ Tips: Inspeksjonsloggen viser måleverdier som er registrert på siden «Inventar». Hvis teamet ditt bruker en inspeksjonsprosess før utleie, eller den er lik forrige innlevering, kan henteverdien allerede være registrert i inventarloggen og hentes derfra.

Trinn 3 — Noter returverdien

Når leieobjektet leveres tilbake, må du registrere returverdien. Dette utløser beregning av tilleggsavgiften.

1. Gå til bruksdelen på bestillingssiden igjen.

2. Klikk på «Angi returverdi» (eller redigeringsikonet ved siden av «Retur»-feltet).

3. Skriv inn returverdien – enten ved å taste inn en ny verdi eller ved å velge fra inspeksjonsloggen.

4. Klikk på Lagre.

Bestillingsside – oppføring av returverdi, der både hente- og returfeltene nå er utfylt og den beregnede bruksoversikten vises

Så snart både hente- og returverdiene er lagret, beregner Sharefox:

• Totalt forbruk (returverdi minus henteverdi)

• Inkludert forbruk (avhengig av pakke og leieperiode)

• Ekstra forbruk (totalt minus inkludert, hvis tallet er positivt)

• Tilleggsavgift (ekstra forbruk × pris per enhet)

Hva du ser når begge verdiene er lagt inn

Når hente- og returverdiene er lagret, vises en oversikt i bruksdelen på bestillingssiden. Der finner du beregnede felt som blant annet:

• Startverdi (registrert ved utlevering)

• Returverdi (det du registrerte ved retur)

• Totalt forbruk (beregnes automatisk)

• Inkludert forbruk (fra pakken for denne leieperioden)

• Ekstra forbruk (totalt minus det som er inkludert – dette er det som faktureres)

• Tilleggsavgift (ekstra forbruk × pris per enhet, inkl. mva.)

Tilleggsbeløpet legges automatisk til i ordren. Tilleggsbeløpet vises også på kundens kvittering, på siden «Mine utleieobjekter» og på PDF-fakturaen – slik at kunden kan se nøyaktig hva vedkommende blir belastet for og hvorfor.

Bestillingsside – oversikt over bruk som viser alle beregnede felt; linje med tilleggsavgift er uthevet i bestillingens totalbeløp

Eksempel: Hvordan gebyret beregnes

Her er et eksempel på en 3-dagers leiebil med en standard KM-pakke:

Pakke	Standard KM-pakke
Inkludert per dag	100 km
Leieperiode	3 dager
Totalt inkludert	300 km
Lesing av kilometer ved utlevering	51 000 km
Kilometerstand ved retur	51 480 km
Totalt antall kjørte kilometer	480 km
Ekstra km (480 − 300)	180 km
Pris per ekstra kilometer	2.50
Det er lagt til et tilleggsgebyr på bestillingen	450.00

Kunden blir belastet for 180 km utover den inkluderte kvoten. Beløpet på 450 NOK legges automatisk til i bestillingen – du trenger ikke å beregne eller legge det til manuelt.

💡 Merk: Hvis leieperioden forlenges etter at den har startet, beregnes den inkluderte kvoten automatisk på nytt ut fra den nye sluttdatoen. Hvis du for eksempel forlenger en 3-dagers leie til 5 dager, økes den inkluderte kjørelengden fra 300 til 500 km (med 100 km per dag). Tilleggsavgiften justeres tilsvarende.

Eksempel: forbruk kWh for en elbil

Samme prinsipp gjelder for kwh på elbiler

Pakke	Ladepakke for elbiler
Batteri ved henting	100 % (80 kWh fulladet)
Batteri ved retur	45 % (36 kWh igjen)
Totalt forbruk i kWh	44 kWh
Pris per ekstra kWh	3.00
Det er lagt til et tilleggsgebyr på bestillingen	132.00

💡 Merk: Når det gjelder drivstoff- og batterinivå, er forbruket alltid den absolutte forskjellen mellom de to målingene – retningen spiller ingen rolle. Sharefox behandler dette alltid som et positivt tall. For eksempel regnes et batteri som går fra 100 % til 45 % som 55 % forbruk. Vær oppmerksom på at systemet også beregner en utleiehenting som går fra 45 % til 100 % ved tilbakelevering som forbruk – dette er en kjent begrensning i beregningen som må korrigeres manuelt hvis den gjelder.

Overstyring av angitt forbruk eller pris per enhet

I enkelte tilfeller ønsker du å justere det angitte forbruket eller prisen per enhet for en bestemt ordre – for eksempel hvis du har en spesiell avtale med en kunde.

På bestillingssiden, under delen om bruk, kan du manuelt endre:

• Inkludert forbruk — endre det beregnede inkluderte beløpet kun for denne bestillingen

• Pris per ekstra enhet — endre prisen kun for denne bestillingen

Eventuelle endringer du gjør, gjelder kun denne bestillingen og endrer ikke de opprinnelige innstillingene for tilleggsproduktet.

Bestillingsside – bruksseksjon med felt for å endre standardverdiene for «Inkludert forbruk» og «Pris per enhet»; redigert verdi vises og «Lagre»-knappen er uthevet

⚠️ Viktig: Hvis du endrer disse verdiene, vil det utløse en ny beregning av tilleggsbeløpet. Hvis orden allerede er bekreftet (låst), kan det hende at det opprettes en endringsordre.

Registrere bruksinspeksjoner fra oversiktssiden

I tillegg til å legge inn verdier direkte i en ordre, kan man registrere direkte på objektet i "inventory" (f.eks. en bestemt bil). Dette er ofte nyttig der en ansatt kan registrere kilometerstanden på forhånd før man behandler ordren.

1. Gå til «Inventar» i Sharefox Admin.

2. Åpne det aktuelle elementet (f.eks. den enkelte bilen, ikke bare bilmodellen).

3. Klikk på ikonet for brukslogg for å åpne panelet «Bruksoversikt».

4. Klikk på «Legg til oppføring».

5. Skriv inn måleverdien, og bekreft brukernavnet (det vil være forhåndsutfylt med administratorinnloggingen din, men kan redigeres).

6. Klikk på Lagre.

Vareside — Panelet «Bruk og inspeksjon» er åpent og viser eksisterende loggoppføringer samt skjemaet «Legg til oppføring» med felter for måleverdi og brukernavn

Disse oppføringene vises deretter som alternativer når du klikker på «Angi startverdi» eller «Angi returverdi» for en ordre – slik at du kan velge en eksisterende måleverdi i stedet for å skrive inn verdien på nytt.

💡 Merk: Du kan redigere eller slette en inspeksjonsoppføring, men bare hvis den ennå ikke er brukt i noen ordre. Hvis oppføringen er knyttet til en ordre, er den låst for å sikre at kostnadene i den aktuelle ordren er korrekte.

Ofte stilte spørsmål

Får kunden pengene tilbake hvis forbruket er lavere enn den inkluderte kvoten?

Nei. Hvis en kunde bruker færre kilometer eller kWh enn det abonnementet inkluderer, gjelder den opprinnelige prisen. Det gis ingen automatisk refusjon eller kreditt ved underforbruk.

Hva skjer hvis jeg ved en feiltakelse angir en returverdi som er lavere enn henteverdien?

Dette tyder på en feil i dataregistreringen hvis verdien er angitt i kilometer – sjekk verdiene nøye og rett dem opp. For måleparametere som synker (for eksempel batterinivå eller drivstoffnivå), er en lavere returverdi normalt og korrekt. I alle tilfeller beregner Sharefox forbruket som den absolutte forskjellen mellom de to verdiene.

Hvis leieperioden forlenges, oppdateres da det inkluderte forbruket automatisk?

Ja. Hvis leieperioden forlenges, beregnes den inkluderte kjørelengden på nytt ut fra den nye sluttdatoen. Hvis du for eksempel forlenger leieperioden fra 3 til 5 dager, øker den inkluderte kjørelengden fra 300 til 500 km (med 100 km per dag). Eventuelle tilleggsavgifter justeres tilsvarende.

Kan jeg registrere flere enn én måleparameter for samme utleieobjekt (f.eks. kjørelengde og drivstoffforbruk samtidig)?

Ja. Du kan legge til tilleggsmoduler for ulike tjenester på samme leieprodukt samtidig. Hver tjeneste registreres og faktureres separat. For eksempel kan en bil ha både en kilometermodul og en drivstoffmodul aktivert på samme bestilling.