Hvordan fungerer Power Office GO-integrasjonen?

Integrasjonen mellom PowerOffice GO og Sharefox vil gjøre det mulig for Sharefox å automatisk opprette fakturaer basert på kundeordrer. I tillegg vil Sharefox opprette kunden i PowerOffice GO hvis den ikke eksisterer ennå, basert på data fra Sharefox og ordren.

Sharefox vil bruke ett eller flere produkter i PowerOffice GO for å definere hvordan eventuell bokføring gjøres. Produktoppsettet i PowerOffice GO definerer hvilken salgskonto som skal brukes, i tillegg til MVA-koder og tilhørende oppsett. Det er mulig å konfigurere Sharefox til å bokføre forskjellige Sharefox-produkter på forskjellige kontoer, noe som gir større detaljering av bokføringen av fakturaer basert på utleie.

Produktoppsettet vil bli brukt for alle fakturaer, og Sharefox vil sørge for at hver fakturalinje som opprettes inneholder en beskrivende tekst som gir mer informasjon om utleien, inkludert type produkt i Sharefox og når utleien fant sted. 

Oppsett

Det første trinnet i å sette opp integrasjonen er å fullføre oppsettet i PowerOffice GO

Sette opp PowerOffice GO

• Registrer deg på Power Office GO via deres nettside

• Opprett et klienttoken ved å gå til Innstillinger --> Utvidelser. Legg til en utvidelse for Sharefox og skriv ned/lagre klientnøkkelen. Bruk din egen e-postadresse

  

  
  

  

• Sett opp ett eller flere utleieprodukter i PowerOffice GO
  • Alle fakturaer som opprettes av Sharefox vil bruke disse produktene
  • Definer alle nødvendige oppsett, inkludert regnskapsinformasjon og produktgruppe i PowerOffice GO eller hvordan fakturaer skal bokføres. Dette produktet vil bli brukt for alle fakturaer som opprettes av Sharefox, og hver faktura vil få individuelle ordrelinjer med tekst som beskriver utleien og tidsluken. 

  • Eksempel på et enkelt, generisk utleieprodukt: 

    

Produktkodene kan også ses til venstre i produkttabelloversikten

Produkter med pris 0

Noen kunder vil ha utleieprodukter med en pris på null satt opp og brukt i sin utleievirksomhet. Disse produktene vil også generere fakturalinjer, og disse linjene vil ha null beløp. Det er mulig å stoppe systemet fra å generere disse fakturalinjene med nullbeløp, vennligst informer Sharefox support om hvordan du ønsker at systemet skal oppføre seg.  

Kontakt Sharefox support ( support) når disse trinnene er fullført. Informer support om at oppsettet er fullført, og legg til brukertokenet i e-posten.

Etter dette vil neste steg for deg sannsynligvis være å begynne å mappe opp produkter fra Sharefox til regnskapssystemets produkter.

I bruk

Hvordan opprettes fakturaen i PowerOffice GO?

En faktura som er opprettet i Sharefox kan overføres til PowerOffice som beskrevet nedenfor. 

Hva skal jeg gjøre i Sharefox? 

Når du har opprettet en ordre, kan du legge til en faktura og overføre den til PowerOffice GO ved å følge denne sekvensen:

• Opprett en fakturabase for bestillingen din 
  • Sørg for at fakturadataene er fullstendige
• Angi en passende forfallsdato for fakturaen din
• Klikk på Send faktura 

Hva skjer i PowerOffice? 

Systemet vil automatisk utføre følgende trinn:

1. Finne riktig kunde. Systemet vil sjekke i PowerOffice GO om kunden til den aktuelle ordren eksisterer ved å søke etter e-post og organisasjonsnummer (hvis kunden er en bedriftskunde).
   • Hvis kunden ikke finnes, opprettes en ny kunde i PowerOffice GO ved hjelp av dataene som leveres av Sharefox
2. Generer ny ordre i PowerOffice GO
   • Systemet vil søke etter et produkt i PowerOffice GO for utleietjenester ved å søke opp produktnavnegenskapen som er definert som en innstilling i Sharefox. 

   • Det genereres en fakturaelementrad for hvert leide produkt. En fakturaelementrad ser for eksempel slik ut:

     Traktor (2021-01-10 - 2021-01-12) 

     sammen med andre felt (pris, rabatt og moms)

3. En bestilling opprettes. Vær oppmerksom på at denne bestillingen opprettes som et utkast og må godkjennes.