Regnskapsfil (Generelt)

Hvis du bruker Tripletex, kan du gå til denne hjelpeartikkelen.

Innledning

Sharefox har funksjonalitet for å eksportere alle bestillinger som er opprettet innenfor et gitt datointervall til en Excel-fil som senere kan importeres til regnskapet. Denne eksportfilen vil gjøre det enklere for bedriftseiere å føre regnskap over leieordrer i Sharefox. Den eksporterte filen vil inneholde alle ordrer som er opprettet, og angi om en ordre er betalt eller ikke.

Gjennom oppsett i regnskapssystemet kan brukeren bestemme hvordan regnskapet skal føres. Oppsettet angir hvilke inntektskontoer som skal brukes for et salg, hvordan MVA-transaksjoner skal bokføres og hvor betalinger skal bokføres. Det er viktig å sette opp dette sammen med regnskapsføreren din før du begynner å bruke denne funksjonaliteten.

Etter at en ordre er opprettet i regnskapssystemet, inkludert betalingen, kan betalingen matches med transaksjonsrapporten fra Nets, Stripe osv. 

Opprette regnskapsfilen

Filen kan opprettes fra Rapporter-menyen i Sharefox Administrasjon. Brukeren velger et datointervall og kan velge å inkludere ordrer som er betalt med faktura (Faktura) eller ikke. For å opprette den generelle regnskapsfilen velger du "Generelt" under feltet Type.

Parametere

Startdato: Datoen som ordrene velges fra. Alle bestillinger som er opprettet fra og med denne datoen og frem til sluttdatoen er inkludert i resultatet.

Sluttdato: Den siste datoen for opprettelse av bestillinger som skal velges. Alle bestillinger som er opprettet til og med denne datoen, er inkludert i resultatet 

Inkluder bestillinger med betalingsmåte Faktura: Brukeren kan velge å inkludere bestillinger som er betalt via faktura. Ettersom det er mulig å opprette fakturaer gjennom våre integrasjonspartnere (Tripletex, PowerOffice m.fl.), kan det hende at bestillinger med betalingsmåte Faktura fra Sharefox allerede eksisterer i regnskapssystemet. Slike bestillinger bør ekskluderes for å unngå dobbeltføringer for samme bestilling. Standardverdien for denne parameteren er av. 

Oppsett og viktige merknader knyttet til datakartlegging

Det finnes en rekke mappinger for å gjøre det enklere å importere regnskapsdata til regnskapssystemet eller annen regnskapsbehandling. Dette oppsettet bør ideelt sett gjøres sammen med regnskapsføreren for optimal klargjøring av dataene.

Konfigurer produkttilordning og betalingsmetodetilordning i henhold til denne hjelpeartikkelen.

Andre betraktninger

Endringsordrer i Sharefox

Det er mulig å gjøre oppdateringer, endringer og sletting av ordrer i Sharefox. Enhver slik endring vil utløse en endringsordre, det vil si en ny ordre, koblet til den opprinnelige, med endringen. Hvis du legger til et produkt i en ordre, eller endrer leietiden for en ordre, vil endringsordren inneholde differansen mellom det nye ordrebeløpet og det gamle. 

Eksempel: En ordre på 1000 NOK utvides med én dag, og en kostnad på 100NOK legges til. Det opprettes en endringsordre med et ordrebeløp på 100 NOK, og det totale ordrebeløpet summert på den opprinnelige ordren og endringsordren er 1100 NOK. 

Hver endringsordre fra Sharefox vil bli rapportert som en ny, separat ordre i regnskapsfilen. Den opprinnelige ordren og en endringsordre kan kobles sammen ved hjelp av verdien Bestillingsreferanse. Denne referansen gjør det mulig for brukere å slå opp den opprinnelige ordren i Sharefox, og enkelt finne de tilknyttede ordrene.

Det samme systemet gjelder når en ordre kanselleres eller slettes. Den opprinnelige ordren slettes aldri, men det opprettes en ny endringsordre med samme ordrebeløp og motsatt fortegn. Summen av disse to ordrene blir null.

Ubetalte eller delvis betalte bestillinger

Ordrer som er delvis betalt eller ikke betalt i Sharefox vil bli eksportert til regnskapsfilen så lenge datoen for opprettelse av ordren er innenfor datointervallet som ble valgt ved opprettelse av filen. Bestillingene vil ha et betalingsbeløp som angir eventuelle betalinger som er utført. 

Vanligvis vil alle bestillinger som behandles gjennom online betalingsportaler som Nets, Stripe osv. allerede være fullt betalt.

Bestillinger som ikke betales direkte via Sharefox, for eksempel Admin-bestillinger opprettet med betalingsmåte Kasse eller Faktura, må håndteres som sådan av en regnskapsfører når/hvis betaling mottas.

Se også hvordan du tilordner betalingstyper og tildeler produkter