Hvordan fungerer Tripletex-integrasjonen?

Merknad om fakturaintegrasjon:

Integrasjonen mellom Tripletex og Sharefox vil gjøre det mulig for Sharefox å automatisk opprette fakturaer basert på kundeordrer. I tillegg vil Sharefox opprette kunden i Tripletex hvis den ikke eksisterer ennå, basert på data fra Sharefox og ordren.

Sharefox vil bruke ett eller flere produkter i Tripletex for å definere hvordan regnskapet skal føres. Produktoppsettet i Tripletex definerer hvilken salgskonto som skal brukes, i tillegg til MVA-koder og tilhørende oppsett. Det er mulig å konfigurere Sharefox til å bokføre forskjellige Sharefox-produkter på forskjellige kontoer, noe som gir større detaljering av bokføringen av fakturaer basert på utleie.

Produktoppsettet vil bli brukt for alle fakturaer, og Sharefox vil sørge for at hver fakturalinje som opprettes inneholder en beskrivende tekst som gir mer informasjon om utleien, inkludert type produkt i Sharefox og når utleien fant sted. 

Det første trinnet i oppsettet av integrasjonen er å fullføre oppsettet i Tripletex:

Sette opp Tripletex

• Registrer deg på Tripletex ved å velge en av pakkene her: Pakker og priser Tripletex.no eller ved å prøve gratis her: Prøv Tripetex gratis i 14 dager (tripletex.no)
• Sett opp ett eller flere utleieprodukter i Tripletex

• Aktiver integrasjonsmodulen ved å gå til "Mitt abonnement"-siden og klikke på "prøv gratis"-knappen som du finner på "Integrasjoner"-kortet i delen "Moduler og tilleggstjenester".

  

• Be om et brukertoken. Dette er et token som opprettes av en administrator i Tripletex-kontoen din via brukerinnstillingene og fanen "API-tilgang". Hvert ansatt-token må gis et sett med rettigheter.
  • Velg å gi Sharefox full tilgang ved å velge alternativet "Alle tilganger". Dette vil gi Sharefox tilgang til alle api-operasjoner
  • Video: https://drive.google.com/file/d/1q44OK9JWwyn4o45zLE-H1jCkyRduGCkF/view?usp=sharing
• Skriv ned eller lagre brukernøkkel som skal brukes ved oppsett av Sharefox
  • Alle fakturaer som opprettes av Sharefox vil bruke disse produktene
  • Definer alle nødvendige oppsett, inkludert regnskapsinformasjon og produktgruppe i Tripletex for hvordan fakturaer skal bokføres. Dette produktet vil bli brukt for alle fakturaer som opprettes av Sharefox, og hver faktura vil få individuelle ordrelinjer med tekst som beskriver utleien og tidsluken. 

  • Eksempel på et enkelt, generisk utleieprodukt: 

    

Kontakt Sharefox support ( support) når disse trinnene er fullført. Informer support om at oppsettet er fullført, legg til brukertokenet og identifikatoren for det nye utleieproduktet i e-posten. Sharefox Support vil deretter fullføre oppsettet i ditt Sharefox utleiesystem. 

• For identifikator av utleieproduktet: Vennligst del med oss enten et unikt produktnummer eller (hvis dette er tomt) en unik produkt-ID eller begge deler, eller bruk Produktkartlegging funksjonen direkte i Admin under Innstillinger > Integrasjoner > Regnskap

Noen kunder vil ha utleieprodukter med en pris på null satt opp og brukt i sin utleievirksomhet. Disse produktene vil også generere fakturalinjer, og disse linjene vil ha null beløp. Det er mulig å stoppe systemet fra å generere disse fakturalinjene med nullbeløp, vennligst informer Sharefox support om hvordan du ønsker at systemet skal oppføre seg.  

Hvordan opprettes fakturaen i Tripletex?

En faktura som er opprettet i Sharefox, kan overføres til Tripletex som beskrevet nedenfor. 

Hva skal jeg gjøre i Sharefox? 

Når du har opprettet en ordre, kan du legge til en faktura og overføre den til Tripletex ved å følge denne rekkefølgen:

• Opprett en fakturabase for bestillingen din (les mer)
  • Sørg for at fakturadataene er fullstendige
• Angi en passende forfallsdato for fakturagrunnlaget ditt
• Klikk på Send faktura 

Hva skjer i Tripletex? 

Systemet vil automatisk utføre følgende trinn:

1. Finne den rette kunden. Systemet vil sjekke i Tripletex om kunden finnes ved å søke etter e-post og organisasjonsnummer (hvis kunden er en bedriftskunde).
   • Hvis kunden ikke finnes, opprettes en ny kunde i Tripletex ved hjelp av dataene som leveres av Sharefox
   • Tips: Sjekk oppsettet av kunder og nummerserier i Tripletex.
2. Generer ny ordre i Tripletex
   • Systemet vil søke etter et produkt i Tripletex som er dedikert til utleietjenester, ved å søke opp produktnavnegenskapen som er definert som en innstilling i Sharefox. 
   • Det genereres en fakturaelementrad for hvert leide produkt. For eksempel kan en fakturaelementrad se slik ut: Traktor (2021-01-10 - 2021-01-12) sammen med andre felt (pris, rabatt og mva)
3. En ordre opprettes. Vær oppmerksom på at denne bestillingen opprettes som et utkast og må godkjennes i Tripletex. 

Les mer om Tripletex-regnskapsfilen.

Les mer om kartlegging av betalingsmåter.

Les flere tips om oppsett i Tripletex.