Slik varsler du servicepersonell om bestillinger
Problem
Generelt kan man sette opp varsler, der lederen eller kunden blir varslet om en bestilling, gitt en rekke forskjellige parametere.
Samtidig ønsker du i noen tilfeller at en annen person skal motta et varsel om at deres tjeneste er bestilt. Les videre for å lære mer om dette:
Eksempel:
Du har en tjeneste som "Rengjøring", ved siden av utleievirksomheten din. Når noen bestiller produktet "Rengjøring", vil du at rengjøringspersonalet (kanskje et tredjepartsfirma) skal bli informert om at de har blitt booket inn for et gitt tidspunkt.
Løsningsalternativ 1
- Logg inn på e-postleverandøren for e-posttjenesten du bruker for å motta en kopi av kundekvitteringene.
- Tips: Det er e-postadressen som du kan se brukt i Innstillinger -> E-postkommunikasjon -> Sendeadresse
- Fremover e-postene du mottar som inneholder navn på tjenesteproduktet, til e-postadressen(e) til servicepersonellet
- Eksempel: HVIS du mottar en e-post som inneholder ordene "Rengjøring" OG emnet er "Kvittering" SÅ videresend e-posten til hi@mycleaningcontractor.com
Løsningsalternativ 2
- Hvis du har et tjenesteprodukt der flere folk kan gjøre jobben, kan du vurdere denne mer avanserte løsningen:
- Opprett ett varelager for hver person, for tjenesteproduktet ditt.
- F.eks. "Sarah L - Ansatt 5007", "Paul T - Ansatt 5008"
- Send en e-post til ssupportsharefox.co og be om at "automatisk tildeling" blir slått på
- Dette gjør at systemet automatisk tilordner lagervarer til et bestilt produkt, basert på hva som er tilgjengelig.
- Det vil også gjøre det slik at kvitteringene som sendes til kunden, og kvitteringskopien som sendes til en av e-postadressene dine, vil ha lager-ID-en i den.
- Opprett manuelle bestillinger for interne bestillinger for når hvert enkelt servicepersonell ikke er tilgjengelig for bestilling. Dette vil sørge for at de ikke kan bestilles av kunder på disse tidspunktene.
- Følg trinnene i "Løsningsalternativ 1", og opprett ett e-postfilter per person.
- For hver av disse lar du nøkkelordene for utløseren være f.eks. "Sarah L - Ansatt 5007" (ID-en til varelageret), og videresender e-posten til e-postadressen til denne personen.
- Opprett ett varelager for hver person, for tjenesteproduktet ditt.
Tips
- Hvis du slår på slik videresending av e-post, kan det ofte være lurt å inkludere en setning om at servicepersonell fra tredjepartstjenester kan få tilgang til bestillingsinformasjonen, i vilkårene dine.
- Det er også mulig for Sharefox support å opprette en ny bruker, som (kun) har tilgang til Schedule-modulen. Dette kan gjøre det mulig for renholds-/servicepersonell å få en oversikt over hva som skal skje når.